Archives de catégorie : Le chantier des collections

Le chantier des collections atteint sa vitesse de croisière

Après trois années d’élaboration de projet et surtout d’intenses réorganisations de locaux entiers, tant de stockage que publics, l’année 2016 a vu l’achèvement de certaines phases de chantier et le passage en production des nouveaux services. La poursuite des réaffectations de locaux s’effectue de manière plus ciblée grâce à de nouveaux outils.

La conversion rétrospective permet de faire émerger des collections particulières du XIXe siècle telles que la bibliothèque de Henri-Georges Boulay de la Meurthe
La conversion rétrospective permet de faire émerger des collections particulières du XIXe siècle telles que la bibliothèque de Henri-Georges Boulay de la Meurthe

L’achèvement de la conversion rétrospective des catalogues

Entamée en 2014 avec le soutien financier et logistique de la Bibliothèque nationale de France, la conversion rétrospective du catalogue des ouvrages imprimés (1811-1970) s’est terminée à l’été 2016. Après la phase de validation, plus de 80 000 notices ont fait leur entrée au catalogue Co-libris au dernier trimestre 2016 et seront bientôt visibles au sein du Catalogue collectif de France1.

Le succès pour les nouveaux services liés aux collections

Le passage en libre-accès des périodiques récents et des monographies acquises pour le fonds d’étude s’est traduit par une augmentation de leur utilisation sur place et en prêt à domicile de l’ordre de 10 %. Cela peut paraître faible mais le public visé est nettement moins large qu’en médiathèque.

L'accueil de la Bibliothèque Stanislas lors de la présentation d'une nouvelle acquisition
L’accueil de la Bibliothèque Stanislas lors de la présentation d’une nouvelle acquisition

La mise en ligne via Gallica d’ouvrages de référence sur l’histoire de Nancy et les nouveaux chargements effectués sur le Kiosque lorrain et sur Flickr n’ont pas eu d’impact négatif sur la fréquentation de la salle patrimoniale. Au contraire, peut-être, le nombre de documents physiques consultés a bondi de 30 % et le courrier scientifique (incluant les demandes de reproduction) de 15 %.

La poursuite de la réaffectation des magasins

Collections du dépôt légal

La rétroconversion des notices permet de repérer et relocaliser plus rapidement les monographies qui sont concernées par le changement de magasin. La politique à suivre est désormais formalisée.

Périodiques

Le repérage des différents fonds dispersés a été effectué. Les titres patrimoniaux ont vocation à être rassemblés dans des locaux particuliers. Ainsi, l’abandon du magasin de sous-sol a été l’occasion de réaffecter un autre lieu à l’accueil des journaux locaux morts. Ceux-ci ont fait l’objet auparavant d’une campagne soignée de catalogage, d’informatisation des fascicules, de conditionnement voire de réparation.

Vue du petit grenier
Vue du petit grenier

Les collections de revues académiques font actuellement l’objet d’une sélection serrée menée en lien étroit avec l’Université de Lorraine et les autres institutions documentaires de conservation du Grand-Est.

Enfin, les collections d’échanges de publications de sociétés savantes déposées par l’Académie de Stanislas sont en cours de réunion pour analyse de leur intérêt au regard de la politique de grande ampleur menée par la BnF.

  1. Article détaillé à venir. []

Le fonds du Dépôt Légal dans les fonds de la Bibliothèque : d’un agrégat complexe vers un nouveau parti pris.

Au début du chantier des collections, il nous a paru évident que nous ne ferions pas l’économie d’analyser l’existant pour dessiner les contours de l’organisation de nos collections. Cette réalité organisationnelle mise à plat, des paradoxes sont identifiés, des questions sont soulevées qui nous ont conduits vers un nouveau parti pris.

Les registres papier des trois fonds
Les registres papier des trois fonds

Organisation des fonds contemporains de la Bibliothèque Stanislas jusqu’en 2015

La cartographie des monographies après 1945 en début de chantier : état des lieux

À la Bibliothèque Stanislas, nous distinguons trois grandes entités :

  • le fonds d’étude ;
  • le fonds des beaux-arts ;
  • le fonds local.

Chacun de ces fonds disposait de tranches de cotes en fonction du format (petit/moyen/grand).

Le fonds d’étude

Autrement dénommé fonds général, il comprend les ouvrages de 1945 à aujourd’hui dont le sujet n’entre ni dans le fonds des beaux-arts ni dans le fonds local lorrain. Il est empruntable à domicile ; il se veut dynamique et son accroissement doit être maîtrisé. Il n’a pas vocation à être conservé : les documents peuvent être désherbés ou requalifiés si besoin. Il dispose de cotes dédiées et d’un espace en magasin.

Le fonds des beaux-arts

Des tranches de cotes spécifiques lui confèrent un statut particulier qui le distingue du fonds général. En considérant son antériorité, sa volumétrie et sa spécificité, il est considéré comme un fonds de qualité reconnu sur le territoire lorrain. Cependant, sa logique de gestion est celle d’un fonds courant, empruntable à domicile, qui n’a pas vocation à être conservé.

Le fonds local

Ce fonds local contemporain enrichit un fonds lorrain ancien, riche, relatif au territoire de la Lorraine. Celui-ci est patrimonialisé de fait : les documents ont vocation à être conservés et l’exhaustivité est recherchée. Il dispose de tranches de cotes et d’espaces de rangement dédiés.

Les registres papier des trois fonds
Les registres papier des trois fonds

Le traitement des monographies du  fonds du dépôt légal en début de chantier

Dans cette cartographie des ouvrages après 1945, quelle place pour les monographies reçues au titre du dépôt légal ? Comment ce fonds patrimonial s’agrège-t-il dans l’ensemble des fonds de la Bibliothèque ?

L’ensemble des documents reçus au titre du dépôt légal constitue un fonds caractérisé par sa provenance : on parlera du fonds du dépôt légal.

Lorsque nous entamons cette cartographie en 2013, l’usage en cours à la Bibliothèque Stanislas ne tient pas compte du fonds du dépôt légal en tant qu’entité patrimoniale spécifique. Au contraire, celui-ci est éclaté dans les fonds courants de la bibliothèque en fonction d’un intérêt supposé du public pour son contenu intellectuel.

Quatre cas de figures différents se dégagent

Cas de figure 1 et 2

Après son enregistrement dans le registre du dépôt légal, si le document est un livre beaux-arts, il rejoint le fonds des beaux-arts. Si le document apporte une plus-value au fonds d’étude, il rejoindra cet ensemble. L’environnement pour ces deux ouvrages est celui d’un fonds courant,  susceptible donc d’être désherbé. Le statut patrimonial des documents du dépôt légal qui se trouvent donc dans ces deux fonds ne les isole pas physiquement en tant que documents patrimoniaux. Comment dans ces conditions garantir leur inaliénabilité, comment garantir les conditions de conservation qu’exige tout document patrimonial ?

Cas de figure 3

Le sujet de la monographie réceptionnée au titre du dépôt légal entre dans la problématique du fonds lorrain : le document ira rejoindre le fonds local lorrain. Il participe pleinement à l’enrichissement de cet ensemble. Cet environnement patrimonialisé le préserve totalement : documents conservésconditions de préservation garanties.

Cas de figure 4

Le document n’entre dans aucun des 3 cas de figure précédents, il est relégué dans des magasins distants dont une partie est destinée à recevoir uniquement les ouvrages du dépôt légal. Il est catalogué mais c’est le numéro d’enregistrement du dépôt légal qui sert de cote de rangement.

Questions et paradoxes soulevés par cette cartographie.

En même temps que cette analyse, le chantier de désherbage des collections se mettait en mouvement. Seuls les monographies du fonds d’étude après 1945 étaient concernées par ce chantier. La problématique  des ouvrages du dépôt légal dans ce fonds courant a très vite été mise en évidence : quelle logique de gestion pouvons-nous mettre en place alors que des documents patrimoniaux cohabitent avec des documents non patrimoniaux ? Comment les préserver d’un désherbage trop précipité ? Comment garantir leur valeur patrimoniale : la gestion d’un fonds courant ne peut distinguer donc protéger les documents patrimoniaux ? Toutes ces questions nous ont amenés à la décision  de distinguer et de traiter les documents en fonction de leur destination patrimoniale ou non.

Le parti pris aujourd’hui pour les monographies du dépôt légal

Les signets rouges identifiant les ouvrages du dépôt légal mêlés au fonds général.
Les signets rouges identifiant les ouvrages du dépôt légal mêlés au fonds général.

Pour les monographies du dépôt légal qui ont rejoint le fonds local de la Bibliothèque.

Le fonds local de la Bibliothèque constitue comme nous l’avons vu un fonds d’excellence, patrimonial. Aucun retrait de monographies ne s’opère dans cet espace. Les documents patrimoniaux du dépôt légal qui s’y trouvent sont donc totalement préservés. Les conditions de conservation sont garanties. Ce fonds est également celui qui est le plus consulté de la Bibliothèque.

Tous ces éléments posés, il nous parait pertinent de maintenir ce choix puisque cet environnement répond à toutes les  conditions d’un fonds patrimonial. De plus, sa localisation dans le bâtiment principal permet d’accéder rapidement à une demande de consultation formulée par un usager ce qui est un élément positif pour notre mission de service public.

Pour les monographies du dépôt légal qui ont été intégrées soit au fonds des beaux-arts soit au fonds général.

Que des documents patrimoniaux comme les monographies du dépôt légal cohabitent avec des documents non patrimoniaux, sans exigence de conservation, nous a paru être une attitude  qui ne garantit pas notre mission patrimoniale envers ce fonds.

La question particulière du fonds des beaux-arts dans notre bibliothèque nous a interrogé un certain temps mais ne nous a pas fait modifier notre décision. Ce fonds de qualité reconnue, n’est pas pour le moment un fonds patrimonial.

Ces constats faits, une possibilité organisationnelle s’offre à nous. En effet nous disposons dans des magasins distants d’un espace de compactus de 2 km linéaires de rayonnage offrant toutes les garanties de conservation.

Il est décidé de retirer des rayons des deux fonds (fonds général et beaux-arts) les documents issus du dépôt légal dont nous ne pouvions garantir les conditions de conservation et de consultation. Ce nouveau parti pris nous permet également d’en mesurer l’accroissement ce qui ne pouvait être fait auparavant. Il nous permet enfin de mieux l’appréhender pour mieux l’étudier.

Les compactus : magasin dédié au dépôt légal
Les compactus : magasin dédié au dépôt légal

Le chantier des collections : un travail toujours en cours

Ce travail de relocalisation et les premiers déménagements nous ont confortés dans notre décision : quatre fonds bien distincts (fonds général, fonds des beaux-arts, fonds local, fonds du dépôt légal), rassemblés dans des espaces dédiés et qui garantissent un environnement selon leur destination patrimoniale ou courante.

250 mètres linéaires de monographies de moins de 25 cm ont déjà été retirés du fonds d’étude et relocalisés dans les magasins distants dédiés au dépôt légal. Ce travail se poursuit avec les documents de plus grand format et s’achèvera avec les documents du dépôt légal des beaux-arts.

Le chantier des collections a permis de progresser dans l’appréhension du fonds du dépôt légal des imprimeurs lorrains. Une démarche identique a été mise en place pour les périodiques du dépôt légal : les périodiques lorrains restent dans les magasins du fonds local, les autres périodiques  rejoignent les magasins distants.

De l’agrégat confus du début nous avons construit un projet qui nous semble plus pertinent, plus simple et bien plus justifié compte tenu de la destinée patrimoniale des ouvrages issus du dépôt légal.

 

Gérer une collection d’art graphique en bibliothèque : le cas des recueils gravés.

Depuis 2011, la bibliothèque Stanislas a entrepris un vaste chantier sur sa collection d’art graphique. Dépoussiérage, conditionnement, reclassement mais aussi repérage des recueils « dits » de gravure qui doivent intégrer la collection. Or ces recueils ne sont pas tous de même nature. Cette typologie d’objet pose problème en bibliothèque. Qu’appelle-t-on exactement « recueil gravé » ? Doit-on considérer le recueil gravé comme un livre ou comme un album d’estampe ? Une question importante car c’est de la réponse à cette question que va dépendre son traitement physique et intellectuel. Il sera difficile d’y apporter une réponse tranchée car « recueil » est l’un de ces mots commodes dont on est incapable de donner une définition exacte mais dont on ne peut se passer1 ».

 

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  1. Citations extraite de l’introduction de Maxime Préaud pour l’ouvrage A l’origine du livre d’art, les recueils d’estampes comme entreprise éditoriale en Europe (xviexviiie siècles), Silvana Edidoriale, 2010. []

Revues et albums décoratifs pour les arts industriels : la collection Art nouveau de la bibliothèque.

Si la bibliothèque de Nancy conserve des fonds liés à l’histoire de Nancy et de la Lorraine, elle conserve également l’histoire de ses arts. Sa riche collection d’ouvrages d’art, et en particulier celle se rapportant au mouvement de l’École de Nancy, témoigne d’un passé artistique florissant. Si certaines reliures de la collection sont connues car déjà présentées au public, l’ensemble de la collection Art nouveau de la bibliothèque reste à découvrir. L’occasion de se pencher sur les nombreux albums décoratifs et revues de décoration de cette période.

Retrouvez sur Flickr une sélection de planches des albums cités et de beaucoup d’autres.

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Le chantier des collections (2013-2015)

La bibliothèque est un organisme vivant qui doit s’adapter aux changements de son environnement politique et documentaire.

Une étape normale dans la vie d’une bibliothèque historique

La Bibliothèque municipale de Nancy a déjà vécu plusieurs réorganisations profondes de ses collections :

  • entre 1793 et 1803, avec l’arrivée massive des confiscations révolutionnaires : inventaires, signalement, mises à disposition ;
  • dans les années 1890, sous la direction de Justin Favier, qui l’a introduite dans la modernité : rédaction de catalogues, recotation massive, réaménagement ;
  • dans les années 1950, pour se tourner vers la lecture publique : nouvelle recotation des magasins, ouverture des sections de lecture publique

Relativement protégée lors de l’ouverture de la Médiathèque de la Manufacture en 1992, la Bibliothèque Stanislas a vu il y a tout juste un an démarrer un nouveau « chantier des collections », s’inscrivant dans la continuité des précédents. Prévu pour durer au moins 3 ans, il se justifie par l’accumulation des collections et leur dispersion, due aux agrandissements, aménagements et choix successifs de ses directeurs.

Les signets matérialisent les ouvrages du DL éparpillés dans le fonds général
Les signets matérialisent les ouvrages du DL éparpillés dans le fonds général 

3 objectifs

Le premier objectif du chantier ainsi engagé consiste à repérer et rassembler les collections dispersées. Que ce soit par le biais du catalogue (conversion rétrospective, informatisation des collections spécialisées, numérisation des fonds) ou de manière tout à fait matérielle (pose de signets, isolement du dépôt légal), il s’agit d’un travail de fourmi qui requiert l’ensemble des compétences que l’on peut trouver dans une équipe de bibliothécaires, depuis la manutention jusqu’à l’identification d’un ex-libris.

Le deuxième objectif est de traiter les collections selon leur destination : collections patrimoniales ou collections courantes. Le repérage et le tri des collections non patrimoniales (collections courantes du fonds d’étude) permet de dégager des locaux dévolus aux fonds pérennes. Une nouvelle réserve précieuse est en cours d’aménagement pour les manuscrits (5 localisations actuellement) et les estampes (5 localisations également). Il est aussi prévu de rassembler physiquement toutes les collections lorraines dans un magasin et tout le dépôt légal dans un autre.

Enfin, le troisième objectif, à plus long terme, est d’entamer la phase suivante de l’histoire de la bibliothèque : l’étude approfondie de ses collections patrimoniales afin d’en proposer une meilleure valorisation.

Les fiches à trier en vue de la rétroconversion
Les fiches à trier en vue de la rétroconversion, soit plus de 340 tiroirs

5 équipes

Cette grande entreprise de remise en ordre a pu voir le jour grâce à la constitution de 5 équipes, impliquant l’ensemble du personnel de la Bibliothèque Stanislas, qui travaillent simultanément et souterrainement (car rien de tout cela n’est visible du public) à la réalisation des objectifs du chantier des collections :

  • l’équipe « rétroconversion », chargée de préparer et mener à bien l’informatisation de 90 000 notices d’imprimés qu’on ne trouve toujours pas dans le Catalogue collectif de France ;
  • l’équipe « monographies », chargée de chasser dans le fonds postérieur à 1945 tout ce qui ne doit pas s’y trouver, des ouvrages obsolètes aux rara du Fonds lorrain échouées là on ne sait pourquoi ;
  • l’équipe « périodiques », qui dénoue la tapisserie complexe des cotes enchevêtrées entre abonnements vivants, morts, titres du dépôt légal (ou pas, ou plus, ou partiellement) et périodiques régionaux ;
  • l’équipe « fonds lorrain », qui ravaude patiemment sa collection éparpillée au gré du vent, en dépit des quantités de cotes, de travées et de morceaux de magasins déjà identifiés1  ;
  • l’équipe « réserves », qui a pour mission de déployer les imprimés, les manuscrits et le Cabinet des Estampes dans les locaux existants et la meilleure proximité des recommandations concernant la conservation.

Il  s’y ajoute une méta-équipe « rationalisation », composée de l’ensemble des chefs d’équipe ainsi que de quelques collègues qualifiés (responsable du dépôt légal, responsable des collections de lecture publique du réseau) qui planifie, affecte, réaffecte et prévoit sur un plus long terme les déplacements de collections puis les priorités dans la politique documentaire du site et sa politique scientifique.

Les problèmes
Les boites à problèmes

Et dans la réalité…

Le chantier des collections est au quotidien un chantier où l’on fait des trouvailles, où l’on charrie des cartons, où l’on lève les yeux au Ciel, où l’on s’arrache les yeux sur un codage bizarroïde…

Mais on y rit beaucoup et souvent, aussi ; on célèbre les petites étapes franchies ; et bien qu’on soit encore loin d’une parité entre les tonnes de papier déplacées et la quantité de confiseries englouties, on est loin de s’y laisser mourir de faim !

 

 

  1. Le tiers des petits formats n’était pas à l’inventaire : 6000 numéros à ajouter aux registres ; 30% du fonds est passé à travers la campagne de rétroconversion pour des raisons inconnues : un chantier de catalogage de 4000 notices nous attend à partir de 2016. Et tout cela pour un fonds « très bien connu » []