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La place de la conservation dans le processus de numérisation

La numérisation s’est considérablement développée avec les avancées technologiques. C’est aujourd’hui un véritable enjeu pour le patrimoine. Les deux objectifs principaux de la numérisation sont d’une part la préservation des documents originaux : celui-ci étant reproduit, il n’est plus proposé au public en consultation sauf sur demande exceptionnelle ; et d’autre part la diffusion de ces reproductions permettant la multiplicité d’accès à ces documents originaux.

Les avancées technologiques apportent leur lot de défis et demandent aux professionnels du patrimoine une constante mise à jour de leurs compétences et de leurs connaissances. L’étape de la numérisation entraîne une manipulation extrême des documents à un moment précis de leur existence qui ne sera « normalement » plus effectuée par la suite. Mais qu’en est-il de ses conséquences sur l’œuvre originale ? Car aujourd’hui, la numérisation est devenue la réponse par excellence quant à la conservation des documents : il est désormais aisé de consulter des documents que l’on juge « hors d’usage », car une fois numérisés, ils redeviennent accessibles au grand public.
En mettant en place les marchés publics de numérisation à la Bibliothèque Stanislas, afin d’enrichir nos différentes bibliothèques numérique, Limédia galeries et Limédia kiosque, nous avons fait face à la difficulté de combiner conservation matérielle, processus de numérisation et envoi massif d’une partie de nos collections chez le prestataire. C’est pourquoi nous avons créé un process nous permettant d’organiser le travail des agents chargés du récolement en vue de la numérisation et des agents de conservation préventive lors de la réalisation des constats d’états préalables. 

La numérisation : entre conservation et manipulation excessive

Dans le cahier des clauses techniques particulières (CCTP), la conservation matérielle des documents occupe deux places : l’état de conservation originel des documents et l’état de conservation à leur retour après numérisation.
Les collections peuvent présenter des particularités qui requièrent aussi une véritable adaptation des prises de vue à l’objet photographié. Chaque vue peut demander un changement technique ce qui augmentera considérablement le temps de traitement1. Ce temps et cette adaptation sont essentiels et nécessaires afin d’obtenir des images de qualité mais surtout de préserver les documents lors de la manipulation.

Bien souvent les documents sont préparés avant numérisation, ce qui inclut des opérations de restauration, des consolidations, du dépoussiérage afin de rendre le document lisible et manipulable. Parfois de telles mesures ne peuvent pas être mises en place, par manque de temps ou de moyens financiers et les interventions avant numérisation sont minimes. Il est alors essentiel de constater l’état des documents avant leur départ chez le prestataire, que les opérateurs de numérisation soient formés à la manipulation des ouvrages et qu’ils adaptent le matériel de prise de vue aux difficultés identifiées.
Malgré toutes ces précautions, nous savons que la numérisation peut entraîner une dégradation des documents du fait d’une manipulation importante. Cependant, les altérations engendrées doivent rester de l’ordre du tolérable et de l’acceptable. C’est lors de numérisation de masse, lorsque le processus se « mécanise » et devient quasiment un travail à la chaîne où le rendement est maître mot, que les dégâts sont bien souvent constatés2 D’autant plus que certains des ouvrages traités n’ont pas du tout été consultés pendant des années et se retrouvent littéralement épluchés du début à la fin.  Ainsi on peut se demander dans quelle mesure la numérisation devient une mesure de conservation si elle entraîne bien plus de dégâts qu’une simple consultation par un lecteur ?
Les spécialistes de conservation sont conscients de l’impact de la numérisation sur les documents mais ils acceptent un seuil de tolérance lors de la manipulation des ouvrages. De plus, les dégâts doivent être flagrants, et bien au-delà du seuil de tolérance afin de prouver qu’ils ont été causés lors du processus de numérisation. Les problèmes rencontrés avec les prestataires de numérisation sont rarement exposés car la numérisation répond à une véritable problématique d’exploitation des collections et de diffusion du patrimoine d’une telle envergure qu’on juge le plus souvent que « le jeu en vaut la chandelle ».

La préparation des documents : données de numérisation et constat d’état

Le lot qui doit être numérisé en 2023 est un ensemble de monographies et de brochures concernant la Lorraine. Elles sont de formats et de constitutions multiples : de la brochure agrafée à la reliure en plein parchemin, la diversité de ce fonds à numériser est une première difficulté aussi bien pour le bibliothécaire que pour l’entreprise de numérisation.
Pour avoir un meilleur contrôle sur l’état de nos documents avant qu’ils ne partent chez le prestataire, nous avons décidé de mettre en place un process couplant le travail de récolement des métadonnées de numérisation avec les constats d’état pour chacun des documents.
Chaque document est tout d’abord récolé dans un tableur, donnant toutes les informations nécessaires à la numérisation : dimensions de l’ouvrage, titre, métadonnées, le degré d’ouverture optimal pour une prise de vue optimale, le nommage de chacune des vues… L’agent chargé du récolement peut également faire des observations sur l’état du document afin d’attirer l’attention de l’agent chargé des constats d’états.

Tableur de récolement des documents

Vient ensuite le constat d’état qui est associé à ce premier tableur. Il se divise en deux parties : la première concernant les données d’identification (format, cote, date de réalisation du constat d’état…) et la seconde étant l’analyse de l’état de conservation du document et des différentes altérations observées.
En raison de la diversité des ouvrages envoyés, tant dans leur constitution que dans leur état de conservation, nous avons décidé de les trier selon plusieurs critères.

Selon leur état de conservation, ils seront placés dans deux lots différents. Le lot 1 étant celui rassemblant les documents les plus « faciles » à numériser, dans un état de conservation allant de correct à très bon. Tous les documents fragiles ou demandant des manipulations supplémentaires ont directement été placés dans le lot 2, comme tous les ouvrages possédant des feuillets dépliants.

Le deuxième critère est le format des documents. Nous avons donc les documents de format « A4 », soit 21 cm de largeur sur 29,7 cm de hauteur, ou de mesures inférieures. Si le document est plus grand, il sera directement classé en format dit « A3 ».

Enfin le dernier critère de classement est le degré d’ouverture des ouvrages. Nous avons deux degrés d’ouverture possible : 120 ou 180 degrés. L’agent chargé de rassembler les métadonnées émet un premier avis concernant le degré d’ouverture nécessaire afin d’obtenir la meilleure image, la meilleure prise de vue pour l’exploitation numérique des prises de vue.

Il est dès lors nécessaire de trouver un compromis entre la qualité de la numérisation et le degré d’ouverture de l’ouvrage qui risque de l’endommager. C’est pourquoi nous avons acté le compromis suivant :
• si lors du récolement une ouverture à 120 degrés est souhaitée pour des raisons concernant les qualités des prises de vues, la conservation appuierait la demande lors du constat d’état et se plierait au souhait de l’équipe de numérisation, même si le document pourrait supporter une ouverture plus grande.
• si lors du récolement, l’ouverture à 180 degrés est souhaitée mais que le document, pour des raisons de conservation, ne supporterait pas une telle ouverture, c’est la décision des agents de conservation qui primera sur la demande de l’équipe de numérisation.

CRITÈRE 1

ÉTAT DE CONSERVATION

LOT 1

LOT 2

Correct à très bon : manipulation aisée et qui ne détériorerait pas trop le document

Documents fragiles ou altérés : manipulation compliquée et délicate

CRITÈRE 2

FORMATS

A 4

A 3

≤ 21 x 29,7 cm

> 21 x 29,7 cm

CRITÈRE 3

DEGRÉS D’OUVERTURE

120 °C

180 °C

Tableau 1 : Récapitulatif des critères de création des différents lots pour la numérisation

Ces trois critères avec chacun deux options créent ainsi 8 lots différents :

  • Lot 1
    • A4 : 180
    • A4 : 120
    • A3 : 180
    • A3 : 120
  • Lot 2
    • A4 : 180
    • A4 : 120
    • A3 : 180
    • A3 : 120
Tableur des constats d’état.

Tout l’intérêt de la collaboration entre les équipes de numérisation et de conservation de la bibliothèque se trouve dans la création de ce document qui a facilité le travail et la coordination des deux équipes.

Chaque document est d’abord traité par l’équipe de numérisation puis transmis à l’équipe de conservation via une zone tampon dans le magasin de conservation. Les agents de conservation se chargent ensuite de remplir le constat d’état qui génère automatiquement le nom du lot dans lequel le document devra se trouver. L’utilisation de macros Excel qui génèrent l’attribution du lot quasiment automatiquent a considérablement facilité le travail en nous permettant de nous focaliser seulement sur la réalisation du constat d’état et non sur l’attribution des lots.
Nous avons pris le parti de protéger chacun des livres en réalisant des jaquettes de protection en papier permanent et de (re)conditionner toutes les brochures ou autres documents demandant une attention particulière. Les agrafes ont été retirées afin de faciliter la numérisation mais aussi la conservation sur le long terme des documents. Ce sont les responsables de la conservation qui ont emballé tous les documents et préparé le départ des ouvrages chez le prestataire.
Une fois les tableurs dûment remplis et les opérations de conservation préventive effectuées, le document est rangé dans une deuxième zone tampon divisée selon nos huit lots créés, ce qui représentait environ 750 documents.

Le retour de numérisation : contrôle et bilan

Le premier lot composé de 380 documents a été envoyé chez le prestataire de numérisation et est revenu environ six mois après. Le travail de l’équipe de conservation a donc été de réceptionner ce lot et de contrôler l’état des documents à leur retour.

Le but n’étant pas de notifier toutes les altérations aggravées par la numérisation, comme un mors déjà fragile qui revient un peu fendu, mais bien d’identifier de nouvelles altérations. Nous avons donc procédé à une première observation globale des ouvrages et nous la comparons au constat d’état de départ lorsque c’est nécessaire. Le mot « numérisé » est ensuite tamponné sur la jaquette de protection de chaque document et nous procédons en même temps au contrôle de la liste de retour.

Sur ce premier lot nous avons remarqué qu’un grand soin avait été apporté aux reliures les plus fragiles, de type liens en parchemin torsadés, couvrure avec un cuir un peu abrasé et que les documents étaient revenus dans un état de conservation très correct voire identique à celui de départ.

Cependant certains ouvrages sont revenus avec un plat supérieur détaché, ce qui est symptomatique d’une ouverture trop violente et/ou répétitive.  Il s’avère que les documents en question ne possédaient pas de reliures précieuses ou fragiles, mais des reliures demi-toile en très bon état de conservation. Le contraste entre l’état de conservation au départ et au retour desdits documents est bien trop important et au-delà du seuil de tolérance acceptable. Le prestataire ne nous avait d’ailleurs nullement notifié de tels accidents  au cours du processus de numérisation, ni même au moment du retour des documents.

Sur ce premier lot, cela représente environ 2 % des documents envoyés, soit 7 documents sur 380. Ce chiffre peut paraître dérisoire, et nous pourrions objecter que seulement des reliures de peu d’importance ont été endommagées mais, quoi qu’il en soit, le seuil de l’acceptable a été franchi face à un prestataire qui ne nous a pas faire part de ces problèmes et qui ne souhaite pas en prendre la responsabilité.

Quelle solution concrète s’offre alors aux bibliothécaires ? Faudrait-il mesurer et photographier chaque altération avant envoi en numérisation ? Ce serait une mesure extrêmement chronophage pour l’envoi de tels volumes.  Devrions-nous privilégier la numérisation en interne plutôt que l’envoi de masse chez un prestataire externe ?  C’est également une mesure envisageable mais qui ne répond pas aux mêmes problématiques de numérisation de masse des collections.

Conclusion

Les problèmes que nous rencontrons aujourd’hui lors de la numérisation des documents sont très difficilement contrôlables par nos services et nous font remettre en doute l’envoi de documents beaucoup plus fragiles et nécessitant une attention plus soutenue dans leur manipulation. Le process mis en place entre les deux équipes au sein de la bibliothèque a fait ses preuves car il nous a permis d’effectuer un travail sur une grande masse documentaire tout en portant une attention particulière à chacun des ouvrages traités. Malgré nos précautions permettant un bon contrôle de l’état de nos collections au départ et à l’arrivée ainsi qu’une préparation des métadonnées afin d’optimiser le travail lors du versement des images, nous n’avons ensuite que peu d’influence sur les problèmes que nous rencontrons avec les prestataires de numérisation.

  1. Bibliothèques et documents numériques, Concepts, composantes, techniques et enjeux, Alain Jacquesson – Alexis Rivier , éditions du cercle de la librairie , 2005, Paris, p.421. []
  2. Cf. les problèmes rencontrés avec leur prestataire en 2011 par la BnF lors d’une campagne de numérisation de masse : https://actualitte.com/article/40218/reportages/numerisation-a-la-bnf-degradations-retards-et-scandales. []

Gérer un fonds iconographique en bibliothèque

Dans la plupart des bibliothèques, la gestion des fonds iconographiques pose problème. Comment gérer ces documents particuliers en termes de catalogage, de conservation et de communication ? Sur ces points, toutes les bibliothèques ont des pratiques et des méthodes différentes. Certaines ne font que peu de distinction entre le fonds d’ouvrages et ce fonds particulier, d’autres le considèrent comme un fonds précieux et appliquent les règles en conséquence. La bibliothèque de Nancy s’est penchée sur cette question à partir de septembre 2011 lors de la réorganisation du fonds iconographique.

Le fonds de la bibliothèque Stanislas

En septembre 2011, le nombre de documents iconographiques était estimé à environ 30 000 pièces. Composé de dessins, d’estampes, de photographies, de cartes postales, d’affiches et de cartes géographiques, il était conservé en différents endroits de la bibliothèque, dont une partie principale en magasin, au milieu des rayonnages de livres. Ce fonds a été conservé selon le classement presque originel du xixe siècle, commun à de nombreuses collections d’art graphique, c’est-à-dire selon un classement thématique (portraits, artistes, localités, etc.). Un classement qui offre l’avantage de pouvoir chercher directement dans les collections, par ordre alphabétique, mais qui reste peu pertinent pour la conservation et pour la recherche lorsque l’œuvre d’un artiste se trouve rangée dans un classement iconographique.

Documents non conditionnés
Documents non conditionnés
Ce fonds iconographique avait été coté et répertorié de manière très succincte. Les lecteurs utilisaient de volumineux répertoires issus de fichiers textes pour faire leurs recherches et demander les documents. La communication se faisait en salle de lecture, au milieu d’autres lecteurs, avec un nombre non limité de documents iconographiques consultables à la fois.

Changement de programme

En septembre 2011, la bibliothèque a entrepris de réorganiser ce fonds afin se conformer aux normes de catalogage et de conservation en vigueur. Un état des lieux a été dressé, mettant en évidence les faiblesses de l’actuel classement, et des propositions ont été faites pour améliorer quatre points importants : catalogage, conservation, classement, communication.

Parallèlement, il est apparu que les collections iconographiques n’avaient pas toutes été prises en compte dans les estimations. En effet, de très nombreux recueils factices d’estampes se trouvent catalogués et conservés comme des livres. Ces recueils représentent une part importante de ce fonds en termes de quantité mais aussi de qualité. Un travail de recensement de l’intégralité du fonds a été entrepris.

Les fonds graphiques dans les autres institutions

D’autres institutions culturelles conservent ce type de fonds. Musées et archives ont des pratiques différentes ; les musées adoptent des normes de conservation préventive plus rigoureuses et un catalogage souvent plus poussé, les archives adoptent un traitement de type archivistique. Après avoir étudié ces différentes pratiques, la bibliothèque Stanislas a tenté de trouver un juste milieu qui réponde à ses besoins et ses exigences en termes de conservation, de catalogage et de communication.

La réorganisation du fonds

Le conditionnement était inadapté : des boîtes souvent trop grandes par rapport à la taille des documents qui bougent et s’abîment à l’intérieur, une perte de place évidente dans des locaux déjà restreints en espace, des boîtes à moitié remplies et des documents parfois trop grands ou repliés dans des boîtes trop petites.

Documents mal conditionnés (boite et pochettes trop petites)
Documents mal conditionnés (boite et pochettes trop petites).

Un reconditionnement en quatre formats a été adopté, dans des boîtes de conservation et meuble à plan. Les documents sont reconditionnés en pochettes de papier permanent ou pochettes polyester qui seront au format de la boîte et non du document. Un dépoussiérage des œuvres, des boîtes et des espaces de stockage est effectué systématiquement.

Gommage d'un document
Gommage d’un document avant sa numérisation et son reconditionnement.

La manipulation et la communication étaient également un gros problème pour la conservation des documents. Le manque d’espace et le manque de sensibilisation du personnel et des lecteurs à la fragilité de ces œuvres engendrait un risque à chaque communication. Des actions d’aménagement et de formation ont été menées : un plan de travail adéquat a été installé (en attendant le déménagement prochain vers la nouvelle réserve) et des formations à la manipulation de ces documents ont été organisées et suivies par tout le personnel. La communication des documents se fait désormais dans une salle réservée à la consultation des fonds patrimoniaux, selon des consignes précises. Les œuvres numérisées ne sont plus communiquées.

Le classement du fonds se fait désormais par format, par fonds et par typologie de document. Les albums d’estampes et recueils factices sont intégrés au fond iconographique. L’ensemble des documents est recoté selon le schéma suivant : lettre du format-intitulé du fonds-typologie d’objet-numéro d’ordre (à 5 chiffres) (ex : P-FG-ES-00001, correspondant à “1re estampe du fonds général petit format”).

A gauche le nouveau stockage, boites de conservation au format, à droite, une partie du fonds qui reste à reconditionner
A gauche le nouveau stockage, boites de conservation au format, à droite, une partie du fonds qui reste à reconditionner.

Le catalogage ne se fait plus dans un fichier texte mais dans un tableur. Les champs renseignés sont plus nombreux et plus précis, incluant des données de gestion, administratives et de conservation. Utilisant la norme AFNOR pour le catalogage de l’image fixe mais aussi certains champs renseignés pour l’art graphique par les musées, la bibliothèque s’est créé sa propre charte de catalogage. Celle-ci répond aux différents niveaux de recherche, et permet une meilleure gestion des collections. Une partie de ces données sont extraites et publiées en format Dublin Core pour intégrer nos sites web et à terme la bibliothèque numérique (Bibliothèque Renaissance à Nancy, Prosper Morey, itinéraire d’un architecte, ces deux expositions virtuelles sont néanmoins appuyées sur une base de donnée en dublin core contenant la totalité des fonds numérisés dans ces corpus).
On a brisé le classement thématique au profit d’un classement par format et technique, ce qui a pu apparaître comme une perte de lisibilité pour l’équipe et les usagers habitués, mais au final offre une meilleure lisibilité  pour la conservation. La distinction entre documents précieux et imprimés de reproduction est plus claire. Par un catalogage plus précis, la restitution de la thématique via les champs d’indexation et la construction d’instruments de recherche raisonnés permettent de rassembler intellectuellement des œuvres matériellement dispersées, comme œuvres des Jacques Callot rangées sous la thématique “Localité Nancy” par exemple.

Des collections redécouvertes

Parallèlement à ce travail sur le catalogage et la conservation, depuis septembre 2011, un repérage systématique des collections iconographiques a été entamé. Chaque volume de la bibliothèque a été contrôlé pour vérifier qu’il ne s’agissait pas d’un album ou recueil factice d’œuvres. Ce travail n’est pas encore terminé, mais on dénombre déjà plus de 200 recueils factices ou albums, donc certains contiennent parfois plus de 300 pièces. Les collections iconographiques (hors cartes postales) sont estimées aujourd’hui à plus de 50 000 œuvres et probablement bien plus dans les mois à venir. Parmi ces recueils, la bibliothèque redécouvre de véritables chefs d’œuvres oubliés, voire jamais repérés.

Page d'un recueil factice d'estampes (contient des documents du XVIe au XIXe siècle)
Page d’un recueil factice d’estampes (contient des documents du XVIe au XIXe siècle).

 

Une collection qui s’enrichit et se partage

Depuis plus de 20 ans, la bibliothèque poursuit une politique d’acquisition active avec des achats et dons d’artistes contemporains. Dernier exemple en date, en 2013, la bibliothèque a reçu le don du fonds d’atelier de Michel Jamar, graveur lorrain du xxe siècle. Composé de matrices, d’estampes et de dessins, il est accompagné de la d’une presse en taille-douce ainsi que des outils du graveur. Représentant l’intégralité de son œuvre graphique, la collection comprend près de 2 000 documents et objets (inventaire en cours).
Depuis 2009, la bibliothèque fait numériser ses collections patrimoniales. Un partie du fonds iconographique est désormais disponible en ligne ou sur les postes informatiques de la bibliothèque. Ce sont surtout les fonds les plus fragiles, les plus communiqués et les grands formats. Ainsi les œuvres concernant Nancy, celles de Prosper Morey, de Grandville et les graveurs lorrains du xvie siècle sont consultables en version numérique.
Le pôle iconographique est aujourd’hui composé de deux personnes à temps plein : un responsable et un magasinier référent. Ce chantier occupera cette équipe encore plusieurs années étant donné l’ampleur de la tâche. Parallèlement, dans le cadre de sa politique de valorisation patrimoniale, la bibliothèque souhaite mettre en avant cette collection et proposer des expositions, articles mais aussi des catalogues raisonnés pour les gravures lorraines. Les échanges avec d’autres institutions possédant des collections iconographiques (au plan local – avec le Musée des Beaux-arts de Nancy ou le Musée Lorrain – comme national) se multiplient afin de mieux appréhender les pratiques de chacun, améliorer la gestion et la valorisation des collections. Amis bibliothécaires, n’hésitez pas à nous contacter pour partager vos expériences !