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Gérer un fonds iconographique en bibliothèque

Dans la plupart des bibliothèques, la gestion des fonds iconographiques pose problème. Comment gérer ces documents particuliers en termes de catalogage, de conservation et de communication ? Sur ces points, toutes les bibliothèques ont des pratiques et des méthodes différentes. Certaines ne font que peu de distinction entre le fonds d’ouvrages et ce fonds particulier, d’autres le considèrent comme un fonds précieux et appliquent les règles en conséquence. La bibliothèque de Nancy s’est penchée sur cette question à partir de septembre 2011 lors de la réorganisation du fonds iconographique.

Le fonds de la bibliothèque Stanislas

En septembre 2011, le nombre de documents iconographiques était estimé à environ 30 000 pièces. Composé de dessins, d’estampes, de photographies, de cartes postales, d’affiches et de cartes géographiques, il était conservé en différents endroits de la bibliothèque, dont une partie principale en magasin, au milieu des rayonnages de livres. Ce fonds a été conservé selon le classement presque originel du xixe siècle, commun à de nombreuses collections d’art graphique, c’est-à-dire selon un classement thématique (portraits, artistes, localités, etc.). Un classement qui offre l’avantage de pouvoir chercher directement dans les collections, par ordre alphabétique, mais qui reste peu pertinent pour la conservation et pour la recherche lorsque l’œuvre d’un artiste se trouve rangée dans un classement iconographique.

Documents non conditionnés
Documents non conditionnés
Ce fonds iconographique avait été coté et répertorié de manière très succincte. Les lecteurs utilisaient de volumineux répertoires issus de fichiers textes pour faire leurs recherches et demander les documents. La communication se faisait en salle de lecture, au milieu d’autres lecteurs, avec un nombre non limité de documents iconographiques consultables à la fois.

Changement de programme

En septembre 2011, la bibliothèque a entrepris de réorganiser ce fonds afin se conformer aux normes de catalogage et de conservation en vigueur. Un état des lieux a été dressé, mettant en évidence les faiblesses de l’actuel classement, et des propositions ont été faites pour améliorer quatre points importants : catalogage, conservation, classement, communication.

Parallèlement, il est apparu que les collections iconographiques n’avaient pas toutes été prises en compte dans les estimations. En effet, de très nombreux recueils factices d’estampes se trouvent catalogués et conservés comme des livres. Ces recueils représentent une part importante de ce fonds en termes de quantité mais aussi de qualité. Un travail de recensement de l’intégralité du fonds a été entrepris.

Les fonds graphiques dans les autres institutions

D’autres institutions culturelles conservent ce type de fonds. Musées et archives ont des pratiques différentes ; les musées adoptent des normes de conservation préventive plus rigoureuses et un catalogage souvent plus poussé, les archives adoptent un traitement de type archivistique. Après avoir étudié ces différentes pratiques, la bibliothèque Stanislas a tenté de trouver un juste milieu qui réponde à ses besoins et ses exigences en termes de conservation, de catalogage et de communication.

La réorganisation du fonds

Le conditionnement était inadapté : des boîtes souvent trop grandes par rapport à la taille des documents qui bougent et s’abîment à l’intérieur, une perte de place évidente dans des locaux déjà restreints en espace, des boîtes à moitié remplies et des documents parfois trop grands ou repliés dans des boîtes trop petites.

Documents mal conditionnés (boite et pochettes trop petites)
Documents mal conditionnés (boite et pochettes trop petites).

Un reconditionnement en quatre formats a été adopté, dans des boîtes de conservation et meuble à plan. Les documents sont reconditionnés en pochettes de papier permanent ou pochettes polyester qui seront au format de la boîte et non du document. Un dépoussiérage des œuvres, des boîtes et des espaces de stockage est effectué systématiquement.

Gommage d'un document
Gommage d’un document avant sa numérisation et son reconditionnement.

La manipulation et la communication étaient également un gros problème pour la conservation des documents. Le manque d’espace et le manque de sensibilisation du personnel et des lecteurs à la fragilité de ces œuvres engendrait un risque à chaque communication. Des actions d’aménagement et de formation ont été menées : un plan de travail adéquat a été installé (en attendant le déménagement prochain vers la nouvelle réserve) et des formations à la manipulation de ces documents ont été organisées et suivies par tout le personnel. La communication des documents se fait désormais dans une salle réservée à la consultation des fonds patrimoniaux, selon des consignes précises. Les œuvres numérisées ne sont plus communiquées.

Le classement du fonds se fait désormais par format, par fonds et par typologie de document. Les albums d’estampes et recueils factices sont intégrés au fond iconographique. L’ensemble des documents est recoté selon le schéma suivant : lettre du format-intitulé du fonds-typologie d’objet-numéro d’ordre (à 5 chiffres) (ex : P-FG-ES-00001, correspondant à « 1re estampe du fonds général petit format »).

A gauche le nouveau stockage, boites de conservation au format, à droite, une partie du fonds qui reste à reconditionner
A gauche le nouveau stockage, boites de conservation au format, à droite, une partie du fonds qui reste à reconditionner.

Le catalogage ne se fait plus dans un fichier texte mais dans un tableur. Les champs renseignés sont plus nombreux et plus précis, incluant des données de gestion, administratives et de conservation. Utilisant la norme AFNOR pour le catalogage de l’image fixe mais aussi certains champs renseignés pour l’art graphique par les musées, la bibliothèque s’est créé sa propre charte de catalogage. Celle-ci répond aux différents niveaux de recherche, et permet une meilleure gestion des collections. Une partie de ces données sont extraites et publiées en format Dublin Core pour intégrer nos sites web et à terme la bibliothèque numérique (Bibliothèque Renaissance à Nancy, Prosper Morey, itinéraire d’un architecte, ces deux expositions virtuelles sont néanmoins appuyées sur une base de donnée en dublin core contenant la totalité des fonds numérisés dans ces corpus).
On a brisé le classement thématique au profit d’un classement par format et technique, ce qui a pu apparaître comme une perte de lisibilité pour l’équipe et les usagers habitués, mais au final offre une meilleure lisibilité  pour la conservation. La distinction entre documents précieux et imprimés de reproduction est plus claire. Par un catalogage plus précis, la restitution de la thématique via les champs d’indexation et la construction d’instruments de recherche raisonnés permettent de rassembler intellectuellement des œuvres matériellement dispersées, comme œuvres des Jacques Callot rangées sous la thématique « Localité Nancy » par exemple.

Des collections redécouvertes

Parallèlement à ce travail sur le catalogage et la conservation, depuis septembre 2011, un repérage systématique des collections iconographiques a été entamé. Chaque volume de la bibliothèque a été contrôlé pour vérifier qu’il ne s’agissait pas d’un album ou recueil factice d’œuvres. Ce travail n’est pas encore terminé, mais on dénombre déjà plus de 200 recueils factices ou albums, donc certains contiennent parfois plus de 300 pièces. Les collections iconographiques (hors cartes postales) sont estimées aujourd’hui à plus de 50 000 œuvres et probablement bien plus dans les mois à venir. Parmi ces recueils, la bibliothèque redécouvre de véritables chefs d’œuvres oubliés, voire jamais repérés.

Page d'un recueil factice d'estampes (contient des documents du XVIe au XIXe siècle)
Page d’un recueil factice d’estampes (contient des documents du XVIe au XIXe siècle).

 

Une collection qui s’enrichit et se partage

Depuis plus de 20 ans, la bibliothèque poursuit une politique d’acquisition active avec des achats et dons d’artistes contemporains. Dernier exemple en date, en 2013, la bibliothèque a reçu le don du fonds d’atelier de Michel Jamar, graveur lorrain du xxe siècle. Composé de matrices, d’estampes et de dessins, il est accompagné de la d’une presse en taille-douce ainsi que des outils du graveur. Représentant l’intégralité de son œuvre graphique, la collection comprend près de 2 000 documents et objets (inventaire en cours).
Depuis 2009, la bibliothèque fait numériser ses collections patrimoniales. Un partie du fonds iconographique est désormais disponible en ligne ou sur les postes informatiques de la bibliothèque. Ce sont surtout les fonds les plus fragiles, les plus communiqués et les grands formats. Ainsi les œuvres concernant Nancy, celles de Prosper Morey, de Grandville et les graveurs lorrains du xvie siècle sont consultables en version numérique.
Le pôle iconographique est aujourd’hui composé de deux personnes à temps plein : un responsable et un magasinier référent. Ce chantier occupera cette équipe encore plusieurs années étant donné l’ampleur de la tâche. Parallèlement, dans le cadre de sa politique de valorisation patrimoniale, la bibliothèque souhaite mettre en avant cette collection et proposer des expositions, articles mais aussi des catalogues raisonnés pour les gravures lorraines. Les échanges avec d’autres institutions possédant des collections iconographiques (au plan local – avec le Musée des Beaux-arts de Nancy ou le Musée Lorrain – comme national) se multiplient afin de mieux appréhender les pratiques de chacun, améliorer la gestion et la valorisation des collections. Amis bibliothécaires, n’hésitez pas à nous contacter pour partager vos expériences !