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Le chantier des collections (2013-2015)

La bibliothèque est un organisme vivant qui doit s’adapter aux changements de son environnement politique et documentaire.

Une étape normale dans la vie d’une bibliothèque historique

La Bibliothèque municipale de Nancy a déjà vécu plusieurs réorganisations profondes de ses collections :

  • entre 1793 et 1803, avec l’arrivée massive des confiscations révolutionnaires : inventaires, signalement, mises à disposition ;
  • dans les années 1890, sous la direction de Justin Favier, qui l’a introduite dans la modernité : rédaction de catalogues, recotation massive, réaménagement ;
  • dans les années 1950, pour se tourner vers la lecture publique : nouvelle recotation des magasins, ouverture des sections de lecture publique

Relativement protégée lors de l’ouverture de la Médiathèque de la Manufacture en 1992, la Bibliothèque Stanislas a vu il y a tout juste un an démarrer un nouveau « chantier des collections », s’inscrivant dans la continuité des précédents. Prévu pour durer au moins 3 ans, il se justifie par l’accumulation des collections et leur dispersion, due aux agrandissements, aménagements et choix successifs de ses directeurs.

Les signets matérialisent les ouvrages du DL éparpillés dans le fonds général
Les signets matérialisent les ouvrages du DL éparpillés dans le fonds général 

3 objectifs

Le premier objectif du chantier ainsi engagé consiste à repérer et rassembler les collections dispersées. Que ce soit par le biais du catalogue (conversion rétrospective, informatisation des collections spécialisées, numérisation des fonds) ou de manière tout à fait matérielle (pose de signets, isolement du dépôt légal), il s’agit d’un travail de fourmi qui requiert l’ensemble des compétences que l’on peut trouver dans une équipe de bibliothécaires, depuis la manutention jusqu’à l’identification d’un ex-libris.

Le deuxième objectif est de traiter les collections selon leur destination : collections patrimoniales ou collections courantes. Le repérage et le tri des collections non patrimoniales (collections courantes du fonds d’étude) permet de dégager des locaux dévolus aux fonds pérennes. Une nouvelle réserve précieuse est en cours d’aménagement pour les manuscrits (5 localisations actuellement) et les estampes (5 localisations également). Il est aussi prévu de rassembler physiquement toutes les collections lorraines dans un magasin et tout le dépôt légal dans un autre.

Enfin, le troisième objectif, à plus long terme, est d’entamer la phase suivante de l’histoire de la bibliothèque : l’étude approfondie de ses collections patrimoniales afin d’en proposer une meilleure valorisation.

Les fiches à trier en vue de la rétroconversion
Les fiches à trier en vue de la rétroconversion, soit plus de 340 tiroirs

5 équipes

Cette grande entreprise de remise en ordre a pu voir le jour grâce à la constitution de 5 équipes, impliquant l’ensemble du personnel de la Bibliothèque Stanislas, qui travaillent simultanément et souterrainement (car rien de tout cela n’est visible du public) à la réalisation des objectifs du chantier des collections :

  • l’équipe « rétroconversion », chargée de préparer et mener à bien l’informatisation de 90 000 notices d’imprimés qu’on ne trouve toujours pas dans le Catalogue collectif de France ;
  • l’équipe « monographies », chargée de chasser dans le fonds postérieur à 1945 tout ce qui ne doit pas s’y trouver, des ouvrages obsolètes aux rara du Fonds lorrain échouées là on ne sait pourquoi ;
  • l’équipe « périodiques », qui dénoue la tapisserie complexe des cotes enchevêtrées entre abonnements vivants, morts, titres du dépôt légal (ou pas, ou plus, ou partiellement) et périodiques régionaux ;
  • l’équipe « fonds lorrain », qui ravaude patiemment sa collection éparpillée au gré du vent, en dépit des quantités de cotes, de travées et de morceaux de magasins déjà identifiés1  ;
  • l’équipe « réserves », qui a pour mission de déployer les imprimés, les manuscrits et le Cabinet des Estampes dans les locaux existants et la meilleure proximité des recommandations concernant la conservation.

Il  s’y ajoute une méta-équipe « rationalisation », composée de l’ensemble des chefs d’équipe ainsi que de quelques collègues qualifiés (responsable du dépôt légal, responsable des collections de lecture publique du réseau) qui planifie, affecte, réaffecte et prévoit sur un plus long terme les déplacements de collections puis les priorités dans la politique documentaire du site et sa politique scientifique.

Les problèmes
Les boites à problèmes

Et dans la réalité…

Le chantier des collections est au quotidien un chantier où l’on fait des trouvailles, où l’on charrie des cartons, où l’on lève les yeux au Ciel, où l’on s’arrache les yeux sur un codage bizarroïde…

Mais on y rit beaucoup et souvent, aussi ; on célèbre les petites étapes franchies ; et bien qu’on soit encore loin d’une parité entre les tonnes de papier déplacées et la quantité de confiseries englouties, on est loin de s’y laisser mourir de faim !

 

 

  1. Le tiers des petits formats n’était pas à l’inventaire : 6000 numéros à ajouter aux registres ; 30% du fonds est passé à travers la campagne de rétroconversion pour des raisons inconnues : un chantier de catalogage de 4000 notices nous attend à partir de 2016. Et tout cela pour un fonds « très bien connu » []

La donation Michel Jamar

Pour une institution culturelle, recevoir le fonds d’atelier d’un artiste reste un événement assez exceptionnel. En 2013, la Bibliothèque de Nancy a accueilli un ensemble conséquent d’œuvres et d’objets de l’artiste Michel Jamar. L’occasion pour nous de revenir sur les moments forts de la réception et de l’intégration de ce don aux collections.

L’enrichissement du patrimoine lorrain.

Portrait de femme. Gravure sur bois en couleurs.
Portrait de femme. Gravure sur bois en couleurs.

Artiste de talent, le graveur lorrain Michel Jamar (1911-1997) est l’auteur de nombreuses illustrations, gravures, peintures et ex-libris. Formé à L’Ecole des Beaux-Arts de Nancy où il est l’élève de Victor Prouvé, il allie les talents du peintre, du sculpteur, du céramiste, du décorateur, du buriniste mais c’est surtout comme graveur sur bois qu’il donne naissance à des œuvres des plus originales. Récompensé en 1981 par le grand prix de la gravure sur bois de l’Académie des beaux arts de France, son travail s’inscrit parmi l’œuvre des grands graveurs lorrains.

En 1995, Michel Jamar avait fait don à la Bibliothèque d’une partie de son travail. Un ensemble d’environ 300 dessins, estampes et ex-libris avait rejoint nos collections et une partie avait fait l’objet d’une exposition cette même année.
En 2012, Xavier Jamar, son fils, a souhaité compléter la donation par le fonds d’atelier de son père. Ce fonds volumineux se compose de dessins, estampes, matrices, lettres, mais s’accompagne également de ses outils et machines, telle la presse en taille-douce exposée à l’entrée de la bibliothèque. Grâce à ce don, la bibliothèque possède aujourd’hui une collection remarquable, représentative de l’œuvre de ce graveur et illustrateur lorrain.

 

 

 

Jamar au travail
Jamar au travail

L’enregistrement administratif du don.

Pour officialiser le don du fonds d’atelier, M. Xavier Jamar, seul enfant de l’artiste, ainsi que sa mère Anne Jamar, l’épouse de l’artiste, seuls héritiers, ont présenté au Maire de Nancy par courrier leur souhait de faire don de l’œuvre de Michel Jamar à la bibliothèque. Suite à cette demande, une convention de don a été établie afin d’en définir les modalités.

La réception du fonds d’atelier.

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Le remontage de la presse à la bibliothèque

Le 28 mai 2013, un camion de déménagement est arrivé à la bibliothèque pour livrer l’ensemble des œuvres et objets. Ce sont au total 60 lots qui ont été recensés, comprenant une vingtaine de cartons, six cantines et la presse en taille-douce. Cette dernière, démontée depuis plusieurs années, a été réassemblée le jour même par l’équipe de la bibliothèque suivant les consignes de Xavier Jamar et placée à l’entrée de la bibliothèque.
L’ensemble des lots a été conservé à plusieurs endroits de la bibliothèque en attendant les séances de tri avec Christine et Xavier Jamar.

La sélection des œuvres.

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Une séance de tri avec Christine et Xavier Jamar

Il avait été décidé avec M. Jamar, pour une question de place et pour un côté plus pratique, que la sélection des œuvres se ferait à la bibliothèque. Lors de séances de travail, une fois par semaine, pendant trois mois environ, Xavier Jamar, son épouse Christine et moi-même avons sélectionné les œuvres qui entreraient dans les collections de la bibliothèque.

Ce tri a été fait de manière à avoir une exhaustivité la plus complète. Ainsi, l’ensemble des matrices et des dessins ont intégré les collections, à l’exception de quelques œuvres que son fils souhaitait conserver. Les médailles, réalisées par l’artiste, ont également été sélectionnées. Tous les éléments du fonds sont complémentaires ; dessins préparatoires, dessins, matrices et estampes se répondent sur des sujets ou des motifs identiques.

Séances de tri !

La volumétrie du fonds est telle (plus de 5300 dessins, 450 matrices, plus de 1000 estampes et 1 mètres linéaire d’archives) qu’il a fallu faire plusieurs séances de tri pour rassembler les estampes identiques. En plusieurs séances, par format, toutes les épreuves du même sujet ont été rassemblées, de façon à ne conserver que deux exemplaires de chaque. Lorsqu’un tirage était particulier (premier état, épreuve d’artiste, épreuve d’état, etc.) il a été conservé, en plus des deux exemplaires.

Une séance de tri en salle Stanislas

 

Dépoussiérage, conditionnement.

Les matrices ont été traitées en premier. Catalogage complet, dépoussiérage et conditionnement ont été effectués sur ces objets. Pour le conditionnement, il n’est pas le même selon le matériau de la matrice. Les bois et les linogravures ont été conditionnés dans des pochettes à rabat, en papier permanent, et les matrices en cuivre et en métal sur des plaques de carton permanent recouvertes de plastazote.

Conditionnement des plaque de cuivre
Conditionnement des matrices de cuivre

Pour les dessins et estampes, seules les œuvres se trouvant sur des montages abîmés ou contaminés ont été démontées, dépoussiérées et isolées.
Le dépoussiérage et le conditionnement se fera au fur et à mesure de la cotation des œuvres.

Prochaines étapes.

Les estampes et les dessins devront être dépoussiérés, puis cotés et catalogués. Ils seront ensuite rangés dans des pochettes et boites de conservation.
Pour valoriser cette donation, une première présentation aura lieu le samedi 26 avril prochain, dans le cadre des conférences « Une heure avec », à 10h30.
Nous envisagerons par la suite une cérémonie officielle de réception du don, en présence des élus de la Ville de Nancy.

 

 

Gérer un fonds iconographique en bibliothèque

Dans la plupart des bibliothèques, la gestion des fonds iconographiques pose problème. Comment gérer ces documents particuliers en termes de catalogage, de conservation et de communication ? Sur ces points, toutes les bibliothèques ont des pratiques et des méthodes différentes. Certaines ne font que peu de distinction entre le fonds d’ouvrages et ce fonds particulier, d’autres le considèrent comme un fonds précieux et appliquent les règles en conséquence. La bibliothèque de Nancy s’est penchée sur cette question à partir de septembre 2011 lors de la réorganisation du fonds iconographique.

Le fonds de la bibliothèque Stanislas

En septembre 2011, le nombre de documents iconographiques était estimé à environ 30 000 pièces. Composé de dessins, d’estampes, de photographies, de cartes postales, d’affiches et de cartes géographiques, il était conservé en différents endroits de la bibliothèque, dont une partie principale en magasin, au milieu des rayonnages de livres. Ce fonds a été conservé selon le classement presque originel du xixe siècle, commun à de nombreuses collections d’art graphique, c’est-à-dire selon un classement thématique (portraits, artistes, localités, etc.). Un classement qui offre l’avantage de pouvoir chercher directement dans les collections, par ordre alphabétique, mais qui reste peu pertinent pour la conservation et pour la recherche lorsque l’œuvre d’un artiste se trouve rangée dans un classement iconographique.

Documents non conditionnés
Documents non conditionnés
Ce fonds iconographique avait été coté et répertorié de manière très succincte. Les lecteurs utilisaient de volumineux répertoires issus de fichiers textes pour faire leurs recherches et demander les documents. La communication se faisait en salle de lecture, au milieu d’autres lecteurs, avec un nombre non limité de documents iconographiques consultables à la fois.

Changement de programme

En septembre 2011, la bibliothèque a entrepris de réorganiser ce fonds afin se conformer aux normes de catalogage et de conservation en vigueur. Un état des lieux a été dressé, mettant en évidence les faiblesses de l’actuel classement, et des propositions ont été faites pour améliorer quatre points importants : catalogage, conservation, classement, communication.

Parallèlement, il est apparu que les collections iconographiques n’avaient pas toutes été prises en compte dans les estimations. En effet, de très nombreux recueils factices d’estampes se trouvent catalogués et conservés comme des livres. Ces recueils représentent une part importante de ce fonds en termes de quantité mais aussi de qualité. Un travail de recensement de l’intégralité du fonds a été entrepris.

Les fonds graphiques dans les autres institutions

D’autres institutions culturelles conservent ce type de fonds. Musées et archives ont des pratiques différentes ; les musées adoptent des normes de conservation préventive plus rigoureuses et un catalogage souvent plus poussé, les archives adoptent un traitement de type archivistique. Après avoir étudié ces différentes pratiques, la bibliothèque Stanislas a tenté de trouver un juste milieu qui réponde à ses besoins et ses exigences en termes de conservation, de catalogage et de communication.

La réorganisation du fonds

Le conditionnement était inadapté : des boîtes souvent trop grandes par rapport à la taille des documents qui bougent et s’abîment à l’intérieur, une perte de place évidente dans des locaux déjà restreints en espace, des boîtes à moitié remplies et des documents parfois trop grands ou repliés dans des boîtes trop petites.

Documents mal conditionnés (boite et pochettes trop petites)
Documents mal conditionnés (boite et pochettes trop petites).

Un reconditionnement en quatre formats a été adopté, dans des boîtes de conservation et meuble à plan. Les documents sont reconditionnés en pochettes de papier permanent ou pochettes polyester qui seront au format de la boîte et non du document. Un dépoussiérage des œuvres, des boîtes et des espaces de stockage est effectué systématiquement.

Gommage d'un document
Gommage d’un document avant sa numérisation et son reconditionnement.

La manipulation et la communication étaient également un gros problème pour la conservation des documents. Le manque d’espace et le manque de sensibilisation du personnel et des lecteurs à la fragilité de ces œuvres engendrait un risque à chaque communication. Des actions d’aménagement et de formation ont été menées : un plan de travail adéquat a été installé (en attendant le déménagement prochain vers la nouvelle réserve) et des formations à la manipulation de ces documents ont été organisées et suivies par tout le personnel. La communication des documents se fait désormais dans une salle réservée à la consultation des fonds patrimoniaux, selon des consignes précises. Les œuvres numérisées ne sont plus communiquées.

Le classement du fonds se fait désormais par format, par fonds et par typologie de document. Les albums d’estampes et recueils factices sont intégrés au fond iconographique. L’ensemble des documents est recoté selon le schéma suivant : lettre du format-intitulé du fonds-typologie d’objet-numéro d’ordre (à 5 chiffres) (ex : P-FG-ES-00001, correspondant à « 1re estampe du fonds général petit format »).

A gauche le nouveau stockage, boites de conservation au format, à droite, une partie du fonds qui reste à reconditionner
A gauche le nouveau stockage, boites de conservation au format, à droite, une partie du fonds qui reste à reconditionner.

Le catalogage ne se fait plus dans un fichier texte mais dans un tableur. Les champs renseignés sont plus nombreux et plus précis, incluant des données de gestion, administratives et de conservation. Utilisant la norme AFNOR pour le catalogage de l’image fixe mais aussi certains champs renseignés pour l’art graphique par les musées, la bibliothèque s’est créé sa propre charte de catalogage. Celle-ci répond aux différents niveaux de recherche, et permet une meilleure gestion des collections. Une partie de ces données sont extraites et publiées en format Dublin Core pour intégrer nos sites web et à terme la bibliothèque numérique (Bibliothèque Renaissance à Nancy, Prosper Morey, itinéraire d’un architecte, ces deux expositions virtuelles sont néanmoins appuyées sur une base de donnée en dublin core contenant la totalité des fonds numérisés dans ces corpus).
On a brisé le classement thématique au profit d’un classement par format et technique, ce qui a pu apparaître comme une perte de lisibilité pour l’équipe et les usagers habitués, mais au final offre une meilleure lisibilité  pour la conservation. La distinction entre documents précieux et imprimés de reproduction est plus claire. Par un catalogage plus précis, la restitution de la thématique via les champs d’indexation et la construction d’instruments de recherche raisonnés permettent de rassembler intellectuellement des œuvres matériellement dispersées, comme œuvres des Jacques Callot rangées sous la thématique « Localité Nancy » par exemple.

Des collections redécouvertes

Parallèlement à ce travail sur le catalogage et la conservation, depuis septembre 2011, un repérage systématique des collections iconographiques a été entamé. Chaque volume de la bibliothèque a été contrôlé pour vérifier qu’il ne s’agissait pas d’un album ou recueil factice d’œuvres. Ce travail n’est pas encore terminé, mais on dénombre déjà plus de 200 recueils factices ou albums, donc certains contiennent parfois plus de 300 pièces. Les collections iconographiques (hors cartes postales) sont estimées aujourd’hui à plus de 50 000 œuvres et probablement bien plus dans les mois à venir. Parmi ces recueils, la bibliothèque redécouvre de véritables chefs d’œuvres oubliés, voire jamais repérés.

Page d'un recueil factice d'estampes (contient des documents du XVIe au XIXe siècle)
Page d’un recueil factice d’estampes (contient des documents du XVIe au XIXe siècle).

 

Une collection qui s’enrichit et se partage

Depuis plus de 20 ans, la bibliothèque poursuit une politique d’acquisition active avec des achats et dons d’artistes contemporains. Dernier exemple en date, en 2013, la bibliothèque a reçu le don du fonds d’atelier de Michel Jamar, graveur lorrain du xxe siècle. Composé de matrices, d’estampes et de dessins, il est accompagné de la d’une presse en taille-douce ainsi que des outils du graveur. Représentant l’intégralité de son œuvre graphique, la collection comprend près de 2 000 documents et objets (inventaire en cours).
Depuis 2009, la bibliothèque fait numériser ses collections patrimoniales. Un partie du fonds iconographique est désormais disponible en ligne ou sur les postes informatiques de la bibliothèque. Ce sont surtout les fonds les plus fragiles, les plus communiqués et les grands formats. Ainsi les œuvres concernant Nancy, celles de Prosper Morey, de Grandville et les graveurs lorrains du xvie siècle sont consultables en version numérique.
Le pôle iconographique est aujourd’hui composé de deux personnes à temps plein : un responsable et un magasinier référent. Ce chantier occupera cette équipe encore plusieurs années étant donné l’ampleur de la tâche. Parallèlement, dans le cadre de sa politique de valorisation patrimoniale, la bibliothèque souhaite mettre en avant cette collection et proposer des expositions, articles mais aussi des catalogues raisonnés pour les gravures lorraines. Les échanges avec d’autres institutions possédant des collections iconographiques (au plan local – avec le Musée des Beaux-arts de Nancy ou le Musée Lorrain – comme national) se multiplient afin de mieux appréhender les pratiques de chacun, améliorer la gestion et la valorisation des collections. Amis bibliothécaires, n’hésitez pas à nous contacter pour partager vos expériences !