La place de la conservation dans le processus de numérisation

La numérisation s’est considérablement développée avec les avancées technologiques. C’est aujourd’hui un véritable enjeu pour le patrimoine. Les deux objectifs principaux de la numérisation sont d’une part la préservation des documents originaux : celui-ci étant reproduit, il n’est plus proposé au public en consultation sauf sur demande exceptionnelle ; et d’autre part la diffusion de ces reproductions permettant la multiplicité d’accès à ces documents originaux.

Les avancées technologiques apportent leur lot de défis et demandent aux professionnels du patrimoine une constante mise à jour de leurs compétences et de leurs connaissances. L’étape de la numérisation entraîne une manipulation extrême des documents à un moment précis de leur existence qui ne sera « normalement » plus effectuée par la suite. Mais qu’en est-il de ses conséquences sur l’œuvre originale ? Car aujourd’hui, la numérisation est devenue la réponse par excellence quant à la conservation des documents : il est désormais aisé de consulter des documents que l’on juge « hors d’usage », car une fois numérisés, ils redeviennent accessibles au grand public.
En mettant en place les marchés publics de numérisation à la Bibliothèque Stanislas, afin d’enrichir nos différentes bibliothèques numérique, Limédia galeries et Limédia kiosque, nous avons fait face à la difficulté de combiner conservation matérielle, processus de numérisation et envoi massif d’une partie de nos collections chez le prestataire. C’est pourquoi nous avons créé un process nous permettant d’organiser le travail des agents chargés du récolement en vue de la numérisation et des agents de conservation préventive lors de la réalisation des constats d’états préalables. 

La numérisation : entre conservation et manipulation excessive

Dans le cahier des clauses techniques particulières (CCTP), la conservation matérielle des documents occupe deux places : l’état de conservation originel des documents et l’état de conservation à leur retour après numérisation.
Les collections peuvent présenter des particularités qui requièrent aussi une véritable adaptation des prises de vue à l’objet photographié. Chaque vue peut demander un changement technique ce qui augmentera considérablement le temps de traitement1. Ce temps et cette adaptation sont essentiels et nécessaires afin d’obtenir des images de qualité mais surtout de préserver les documents lors de la manipulation.

Bien souvent les documents sont préparés avant numérisation, ce qui inclut des opérations de restauration, des consolidations, du dépoussiérage afin de rendre le document lisible et manipulable. Parfois de telles mesures ne peuvent pas être mises en place, par manque de temps ou de moyens financiers et les interventions avant numérisation sont minimes. Il est alors essentiel de constater l’état des documents avant leur départ chez le prestataire, que les opérateurs de numérisation soient formés à la manipulation des ouvrages et qu’ils adaptent le matériel de prise de vue aux difficultés identifiées.
Malgré toutes ces précautions, nous savons que la numérisation peut entraîner une dégradation des documents du fait d’une manipulation importante. Cependant, les altérations engendrées doivent rester de l’ordre du tolérable et de l’acceptable. C’est lors de numérisation de masse, lorsque le processus se « mécanise » et devient quasiment un travail à la chaîne où le rendement est maître mot, que les dégâts sont bien souvent constatés2 D’autant plus que certains des ouvrages traités n’ont pas du tout été consultés pendant des années et se retrouvent littéralement épluchés du début à la fin.  Ainsi on peut se demander dans quelle mesure la numérisation devient une mesure de conservation si elle entraîne bien plus de dégâts qu’une simple consultation par un lecteur ?
Les spécialistes de conservation sont conscients de l’impact de la numérisation sur les documents mais ils acceptent un seuil de tolérance lors de la manipulation des ouvrages. De plus, les dégâts doivent être flagrants, et bien au-delà du seuil de tolérance afin de prouver qu’ils ont été causés lors du processus de numérisation. Les problèmes rencontrés avec les prestataires de numérisation sont rarement exposés car la numérisation répond à une véritable problématique d’exploitation des collections et de diffusion du patrimoine d’une telle envergure qu’on juge le plus souvent que « le jeu en vaut la chandelle ».

La préparation des documents : données de numérisation et constat d’état

Le lot qui doit être numérisé en 2023 est un ensemble de monographies et de brochures concernant la Lorraine. Elles sont de formats et de constitutions multiples : de la brochure agrafée à la reliure en plein parchemin, la diversité de ce fonds à numériser est une première difficulté aussi bien pour le bibliothécaire que pour l’entreprise de numérisation.
Pour avoir un meilleur contrôle sur l’état de nos documents avant qu’ils ne partent chez le prestataire, nous avons décidé de mettre en place un process couplant le travail de récolement des métadonnées de numérisation avec les constats d’état pour chacun des documents.
Chaque document est tout d’abord récolé dans un tableur, donnant toutes les informations nécessaires à la numérisation : dimensions de l’ouvrage, titre, métadonnées, le degré d’ouverture optimal pour une prise de vue optimale, le nommage de chacune des vues… L’agent chargé du récolement peut également faire des observations sur l’état du document afin d’attirer l’attention de l’agent chargé des constats d’états.

Tableur de récolement des documents

Vient ensuite le constat d’état qui est associé à ce premier tableur. Il se divise en deux parties : la première concernant les données d’identification (format, cote, date de réalisation du constat d’état…) et la seconde étant l’analyse de l’état de conservation du document et des différentes altérations observées.
En raison de la diversité des ouvrages envoyés, tant dans leur constitution que dans leur état de conservation, nous avons décidé de les trier selon plusieurs critères.

Selon leur état de conservation, ils seront placés dans deux lots différents. Le lot 1 étant celui rassemblant les documents les plus « faciles » à numériser, dans un état de conservation allant de correct à très bon. Tous les documents fragiles ou demandant des manipulations supplémentaires ont directement été placés dans le lot 2, comme tous les ouvrages possédant des feuillets dépliants.

Le deuxième critère est le format des documents. Nous avons donc les documents de format « A4 », soit 21 cm de largeur sur 29,7 cm de hauteur, ou de mesures inférieures. Si le document est plus grand, il sera directement classé en format dit « A3 ».

Enfin le dernier critère de classement est le degré d’ouverture des ouvrages. Nous avons deux degrés d’ouverture possible : 120 ou 180 degrés. L’agent chargé de rassembler les métadonnées émet un premier avis concernant le degré d’ouverture nécessaire afin d’obtenir la meilleure image, la meilleure prise de vue pour l’exploitation numérique des prises de vue.

Il est dès lors nécessaire de trouver un compromis entre la qualité de la numérisation et le degré d’ouverture de l’ouvrage qui risque de l’endommager. C’est pourquoi nous avons acté le compromis suivant :
• si lors du récolement une ouverture à 120 degrés est souhaitée pour des raisons concernant les qualités des prises de vues, la conservation appuierait la demande lors du constat d’état et se plierait au souhait de l’équipe de numérisation, même si le document pourrait supporter une ouverture plus grande.
• si lors du récolement, l’ouverture à 180 degrés est souhaitée mais que le document, pour des raisons de conservation, ne supporterait pas une telle ouverture, c’est la décision des agents de conservation qui primera sur la demande de l’équipe de numérisation.

CRITÈRE 1

ÉTAT DE CONSERVATION

LOT 1

LOT 2

Correct à très bon : manipulation aisée et qui ne détériorerait pas trop le document

Documents fragiles ou altérés : manipulation compliquée et délicate

CRITÈRE 2

FORMATS

A 4

A 3

≤ 21 x 29,7 cm

> 21 x 29,7 cm

CRITÈRE 3

DEGRÉS D’OUVERTURE

120 °C

180 °C

Tableau 1 : Récapitulatif des critères de création des différents lots pour la numérisation

Ces trois critères avec chacun deux options créent ainsi 8 lots différents :

  • Lot 1
    • A4 : 180
    • A4 : 120
    • A3 : 180
    • A3 : 120
  • Lot 2
    • A4 : 180
    • A4 : 120
    • A3 : 180
    • A3 : 120
Tableur des constats d’état.

Tout l’intérêt de la collaboration entre les équipes de numérisation et de conservation de la bibliothèque se trouve dans la création de ce document qui a facilité le travail et la coordination des deux équipes.

Chaque document est d’abord traité par l’équipe de numérisation puis transmis à l’équipe de conservation via une zone tampon dans le magasin de conservation. Les agents de conservation se chargent ensuite de remplir le constat d’état qui génère automatiquement le nom du lot dans lequel le document devra se trouver. L’utilisation de macros Excel qui génèrent l’attribution du lot quasiment automatiquent a considérablement facilité le travail en nous permettant de nous focaliser seulement sur la réalisation du constat d’état et non sur l’attribution des lots.
Nous avons pris le parti de protéger chacun des livres en réalisant des jaquettes de protection en papier permanent et de (re)conditionner toutes les brochures ou autres documents demandant une attention particulière. Les agrafes ont été retirées afin de faciliter la numérisation mais aussi la conservation sur le long terme des documents. Ce sont les responsables de la conservation qui ont emballé tous les documents et préparé le départ des ouvrages chez le prestataire.
Une fois les tableurs dûment remplis et les opérations de conservation préventive effectuées, le document est rangé dans une deuxième zone tampon divisée selon nos huit lots créés, ce qui représentait environ 750 documents.

Le retour de numérisation : contrôle et bilan

Le premier lot composé de 380 documents a été envoyé chez le prestataire de numérisation et est revenu environ six mois après. Le travail de l’équipe de conservation a donc été de réceptionner ce lot et de contrôler l’état des documents à leur retour.

Le but n’étant pas de notifier toutes les altérations aggravées par la numérisation, comme un mors déjà fragile qui revient un peu fendu, mais bien d’identifier de nouvelles altérations. Nous avons donc procédé à une première observation globale des ouvrages et nous la comparons au constat d’état de départ lorsque c’est nécessaire. Le mot « numérisé » est ensuite tamponné sur la jaquette de protection de chaque document et nous procédons en même temps au contrôle de la liste de retour.

Sur ce premier lot nous avons remarqué qu’un grand soin avait été apporté aux reliures les plus fragiles, de type liens en parchemin torsadés, couvrure avec un cuir un peu abrasé et que les documents étaient revenus dans un état de conservation très correct voire identique à celui de départ.

Cependant certains ouvrages sont revenus avec un plat supérieur détaché, ce qui est symptomatique d’une ouverture trop violente et/ou répétitive.  Il s’avère que les documents en question ne possédaient pas de reliures précieuses ou fragiles, mais des reliures demi-toile en très bon état de conservation. Le contraste entre l’état de conservation au départ et au retour desdits documents est bien trop important et au-delà du seuil de tolérance acceptable. Le prestataire ne nous avait d’ailleurs nullement notifié de tels accidents  au cours du processus de numérisation, ni même au moment du retour des documents.

Sur ce premier lot, cela représente environ 2 % des documents envoyés, soit 7 documents sur 380. Ce chiffre peut paraître dérisoire, et nous pourrions objecter que seulement des reliures de peu d’importance ont été endommagées mais, quoi qu’il en soit, le seuil de l’acceptable a été franchi face à un prestataire qui ne nous a pas faire part de ces problèmes et qui ne souhaite pas en prendre la responsabilité.

Quelle solution concrète s’offre alors aux bibliothécaires ? Faudrait-il mesurer et photographier chaque altération avant envoi en numérisation ? Ce serait une mesure extrêmement chronophage pour l’envoi de tels volumes.  Devrions-nous privilégier la numérisation en interne plutôt que l’envoi de masse chez un prestataire externe ?  C’est également une mesure envisageable mais qui ne répond pas aux mêmes problématiques de numérisation de masse des collections.

Conclusion

Les problèmes que nous rencontrons aujourd’hui lors de la numérisation des documents sont très difficilement contrôlables par nos services et nous font remettre en doute l’envoi de documents beaucoup plus fragiles et nécessitant une attention plus soutenue dans leur manipulation. Le process mis en place entre les deux équipes au sein de la bibliothèque a fait ses preuves car il nous a permis d’effectuer un travail sur une grande masse documentaire tout en portant une attention particulière à chacun des ouvrages traités. Malgré nos précautions permettant un bon contrôle de l’état de nos collections au départ et à l’arrivée ainsi qu’une préparation des métadonnées afin d’optimiser le travail lors du versement des images, nous n’avons ensuite que peu d’influence sur les problèmes que nous rencontrons avec les prestataires de numérisation.



Citer ce billet
cdantin (2024, 18 janvier). La place de la conservation dans le processus de numérisation. Épitomé. Consulté le 14 avril 2024, à l’adresse https://doi.org/10.58079/vmed

  1. Bibliothèques et documents numériques, Concepts, composantes, techniques et enjeux, Alain Jacquesson – Alexis Rivier , éditions du cercle de la librairie , 2005, Paris, p.421. []
  2. Cf. les problèmes rencontrés avec leur prestataire en 2011 par la BnF lors d’une campagne de numérisation de masse : https://actualitte.com/article/40218/reportages/numerisation-a-la-bnf-degradations-retards-et-scandales. []

2 réflexions sur « La place de la conservation dans le processus de numérisation »

  1. Merci beaucoup pour cette publication très documentée sur un sujet finalement sensible et rarement mis sur le tapis. Le protocole élaboré, et votre modèle de données, sont intéressants.
    Je suis d’accord avec vous, il est difficile de se faire une position claire.
    Deux questions:
    1/ comment était fait le calcul de la macro qui déterminait dans quel lot arrivait un livre ?
    2/ Avez-vous une idée du temps global passé en interne pour l’ensemble des étapes pré- et post- numérisation ?
    Cordialement,
    Juliette Jestaz (Bibl. interuniversitaire de la Sorbonne)

    1. Bonjour Madame Jestaz,
      Tout d’abord merci de votre commentaire et de l’intérêt que vous portez à Épitomé.
      Pour répondre à vos questions:
      1/ Après consultation auprès de ma collègue chargée du récolement, il se trouve que plusieurs formules de condition ont été utilisées comportant les trois critères de tri des lots : format, ouverture et fragilité du document qui donne le facteur de difficulté de la numérisation. C’est la réponse à ces conditions qui attribue directement le lot.
      2/ En ce qui concerne le temps global passé en interne, il s’est révélé conséquent car la décision de pousser les constats d’états et de créer des lots a été prise alors que les récolements avaient déjà été faits depuis six mois environ. Il a donc fallu rattraper l’avance qu’avaient déjà pris les agents de récolement. Nous avons traités les 380 documents du lot 1 et les 380 documents suivants du lot 2, soit 760 constats d’états en un mois de travail pour un seul agent à temps plein sur cette tâche. Aujourd’hui ce processus sera effectué au fur et à mesure ce qui fluidifiera les tâches pré-numérisation.
      Le retour du lot 1 incluant le pointage de chacun des documents, l’estampillage du mot “numérisé” sur chaque jaquette et la comparaison avec le constat d’état de départ des 380 documents a nécessité le travail de deux agents à temps complet sur deux jours.
      Bien cordialement,
      Claire Dantin

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