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Co-libris, un réseau de lecture publique innovant

Depuis 2013, les habitants du Grand Nancy bénéficient d’un réseau de lecture publique, Co-libris, qui a démultiplié l’offre de collections, d’espaces et de services en ligne. Un portail commun, une carte commune… et pourtant, les bibliothèques du réseau sont restées municipales. Comment Co-libris a-t-il relevé ce défi sans passer par la case « intercommunalité » ?

Le réseau de lecture publique Co-libris est constitué de 5 bibliothèques municipales, pour un total de 9 sites (Nancy, Vandoeuvre-lès-Nancy, Laxou, Saint Max et Maxéville) et de 2 bibliothèques spécialisées (Musée des Beaux-Arts de Nancy et Conservatoire régional du Grand Nancy).
Il propose aux usagers de ces bibliothèques un bouquet de services :
– un portail commun, avec accès au catalogue, à des services en ligne et à des ressources numériques,
– une carte commune permettant d’emprunter en tous points du réseau
Si le Grand-Nancy est partie prenante dans le réseau, comme nous le verrons plus tard, il n’est pas l’échelon de tutelle administrative des bibliothèques, qui restent municipales, et c’est là toute l’originalité de Co-libris.

Page d’accueil du portail Co-libris

Avant Co-libris

Co-libris, réseau innovant dans sa forme administrative, est l’aboutissement de décennies de mutualisation et de travail en commun, initiés en 1989 par l’acquisition partagée du logiciel CLSI pour trois bibliothèques municipales : Nancy, Vandoeuvre-lès-Nancy et Laxou, et l’actuelle Médiathèque de Meurthe-et-Moselle, alors appelée BCP.
En 1996, à l’occasion du renouvellement du système d’information de gestion des bibliothèques, seules les trois communes confirment le choix de partager un catalogue et un système informatique communs. Le SIGB1 GEAC Plus est retenu.
Le système en place est progressivement modernisé, d’abord en 2002, par l’installation de dispositifs multimédia dans les médiathèques, puis en 2004, avec la mise en ligne du catalogue, chaque ville ouvrant ce service depuis son propre site internet.

La société INFOR rachète GEAC France et annonce l’arrêt de la maintenance du logiciel GEAC Plus pour fin 2009. Une nouvelle ré-informatisation s’impose donc au réseau. Le Grand-Nancy ayant entre-temps pris la compétence informatique au bénéfice des communes,  la Direction des systèmes d’information et de la télécommunication communautaire devient l’échelon de référence technique pour le projet.

Par ailleurs, plusieurs villes ou services ayant demandé à être associés à la démarche de mutualisation, cette ré-informatisation est l’occasion d’élargir le périmètre du projet à d’autres communes de l’agglomération, et surtout de bâtir un projet de lecture publique, allant bien au-delà d’un simple partage de logiciel et dépassant la seule logique d’optimisation financière.

Co-libris en projet

 Il apparaît rapidement que ce nouveau projet d’ampleur communautaire nécessite une étude préalable, sous l’angle technique bien sûr, mais également sous l’angle bibliothéconomique, afin de mieux appréhender les services à ouvrir aux usagers, et l’organisation à mettre en place.
La société Tosca Consultants est retenue pour cette étude. Elle doit proposer plusieurs scénarios permettant de répondre à la question « Quelle politique de lecture publique demain dans le Grand-Nancy ? ».
Dans sa note stratégique du 15 juin 2009, Tosca souligne :

« Les représentants des villes s’expriment sur l’intérêt de mettre en commun non seulement un outil informatique mais également un véritable projet de lecture publique avec ouverture de l’accès aux fonds des différentes bibliothèques pour tout lecteur appartenant au réseau, de développer l’accès aux documents électroniques tant sur place que chez les abonnés. En effet, la perte de 30 % de lecteurs en cinq ans montre que les bibliothèques doivent trouver de nouveaux outils afin d’attirer les lecteurs, surtout les plus jeunes. »

Et c’est vrai, la mutualisation minimale en œuvre depuis 1996, pour bénéfique qu’elle ait été en termes financiers et professionnels, a développé un sentiment de frustration chez les usagers, qui ont accès au catalogue d’autres bibliothèques sans pouvoir emprunter dans celles-ci. L’idée d’une carte commune apparaît alors comme l’élément indispensable d’un réseau repensé, mettant (enfin) l’usager au cœur du projet de mutualisation.

L’objectif est donc de mettre en œuvre un projet de lecture publique partagé, susceptible de contribuer à la reconquête des publics, notamment des jeunes générations. Pour cela, il faut :
– ouvrir l’accès aux fonds des bibliothèques pour tout lecteur appartenant au réseau ;
– développer l’accès aux ressources numériques sur place et à distance.

Un objectif soumis à quelques contraintes :
– la solution technique doit s’appuyer sur des logiciels communs ;
– le projet doit viser l’optimisation des subventions (par sa forte dimension de mutualisation, 70% ont été obtenus) ;
– l’accès élargi aux collections des bibliothèques ne doit pas présupposer une mise en cohérence des politiques tarifaires d’inscription ; chaque commune demeurant libre de la définition et de l’évolution de ces politiques.

Les contours du projet de lecture publique se dessinent donc autour de 3 axes :
– un même logiciel, un catalogue collectif et un portail commun ;
– une bibliothèque numérique et le partage d’abonnements ;
– une carte commune.

Courant 2009, sont lancés en parallèle :
– le travail en mode projet des bibliothécaires de Nancy, Vandoeuvre-lès-Nancy et Laxou, pour définir les besoins et fonctionnalités du futur SIGB, sous la houlette du conservateur en charge du numérique des Bibliothèques de Nancy. L’objectif est d’élaborer le cahier des charges de la future consultation en lien avec Tosca, puis de préparer la migration d’un SIGB à l’autre. Une dimension technique du projet que nous ne développerons pas ici, juste pour indiquer que le nouveau SIGB Vsmart, choisi à l’issue de la consultation, a été opérationnel le 24 avril 2012 ;
– et la réflexion sur le périmètre et l’organisation du futur réseau de lecture publique, qu’on n’appelle pas encore Co-libris.

Co-libris en chantier

 Le Grand Nancy consulte les maires de la communauté urbaine sur le projet de mutualisation du SIGB et plus largement du projet de lecture publique. Aux trois villes « historiques » s’ajoutent Maxéville et Saint-Max, qui exprime son intérêt mais indique vouloir intégrer le réseau plus tardivement, dans le cadre du projet de rénovation de sa médiathèque, prévu en 2013. La Ville de Nancy déclare vouloir intégrer le centre de documentation du Musée des Beaux-Arts et le Grand Nancy celui du Conservatoire. Le périmètre est fixé.

Par ailleurs, afin de préparer l’organisation du réseau dans toutes ses dimensions, des groupes de travail, composés de bibliothécaires des différentes villes, sont organisés selon les thématiques suivantes :
– Carte commune ;
– Portail et communication ;
– Ressources numériques.

De ce travail en mode projet découle la création d’une cellule technique, constituée d’un agent coordinateur du réseau (recruté début 2012 par le Grand Nancy, basé à la DSIT, et rémunéré par les Villes) et de référents dans chacune des bibliothèques.
L’ensemble des groupes se retrouvent lors de comités techniques réguliers, pour faire le point sur l’avancement des travaux. Un comité de pilotage réunissant élus et directeurs de bibliothèques des communes concernées, sous l’égide du vice-président du Grand-Nancy en charge des questions numériques, est organisé au moins deux fois par an. Lors de ces réunions, les modes d’organisation et les choix stratégiques sont présentés aux élus pour discussion et validation.

En 2012, la première convention triennale est établie, fixant les règles de fonctionnement, les droits et devoirs de chacune des parties. Elle est signée par tous les maires et par le Président du Grand Nancy.
Le service est lancé le 1er janvier 2013.

Logo Co-libris

 

 

Co-libris en action

 

  •  Une offre considérablement enrichie pour le public

Pour les habitants des communes concernées, le réseau ouvre des perspectives considérables d’accès à des espaces et des collections supplémentaires, ainsi que de nouveaux services en ligne.
Depuis chez soi, il devient par exemple possible de prolonger ses emprunts ou de réserver un document, autant de services qui ont été rapidement plébiscités. La consultation du catalogue est le service le plus utilisé sur le portail. Le service de questions/réponses en ligne BiblioSésame (devenu Eurêkoi en 2015) est proposé dès l’ouverture du site.
Chaque usager s’inscrit dans la bibliothèque de son choix, et bénéficie donc du tarif et des modalités d’emprunt de celle-ci. On lui remet une carte Co-libris, qui va également  lui permettre de se rendre dans chacune des autres bibliothèques du réseau pour y emprunter jusqu’à 4 documents.
La multi-fréquentation est ainsi facilitée et les statistiques le prouvent. En 2017, 17% des usagers sont multi-fréquentants, c’est-à-dire empruntent dans au moins une autre bibliothèque du réseau. En moyenne un multi-fréquentant emprunte 14 documents dans l’année dans un autre point du réseau.
Pour faciliter l’usage, certaines modalités d’emprunt ont été harmonisées : durée d’emprunt et de prolongation (28 jours), procédure de blocage des cartes en cas de retard, nombre de réservations. L’envoi de mails de courtoisie quelques jours avant l’échéance des emprunts et de l’abonnement est très apprécié par le public, et contribue à réduire le nombre de retards.
Environ 250 postes informatiques sont déployés sur l’ensemble du réseau, dont une centaine dédiée au public. Sur ces postes, les usagers s’identifient avec leur carte et peuvent surfer sur Internet, avoir accès à des logiciels de bureautique et imprimer.

  •  Du côté des communes

En tant que service support la DSIT du Grand-Nancy engage les dépenses liées au réseau (matériel, maintenance, acquisitions de ressources numériques, salaire du coordinateur de la cellule technique…) puis les refacture aux Villes, une fois par an, selon une clé de répartition composée, à part égale, du nombre de prêts, du nombre d’exemplaires et du nombre de postes informatiques. Cette mutualisation financière se révèle, en investissement comme en fonctionnement, bénéfique pour les finances des communes. Elles peuvent également se prévaloir d’améliorer le service de lecture publique pour leurs habitants, tout en « gardant la main » sur leur bibliothèque et en restant maîtresse de la politique tarifaire.

  •  Du côté des bibliothécaires

Le travail de coopération fourni a été important pour mettre en place l’ensemble des nouveaux services, tout autant que pour la ré-informatisation en tant que telle. Ainsi les groupes « projet » mis en place dès 2009 se sont-ils transformés en instances de coordination régulières : carte réseau, comité éditorial portail et ressources numériques (acquisitions partagées). En effet, même en rythme de croisière de constants réajustements sont nécessaires : harmonisation des modalités liées à la carte commune à l’épreuve de l’expérience, amélioration graphique du portail et de sa navigation, offre évolutive des ressources numériques.
Des freins sont apparus comme par exemple la réduction à mi-temps du poste de coordinateur de la  cellule technique au bout de 4 ans.

Co-libris réinventé ?

Avec la mise en œuvre du projet de Bibliothèque Numérique de Référence du Sillon Lorrain et des portails Limédia, les ressources numériques sous droits se trouvent transférées du portail Co-libris sur le site Limédia Mosaïque depuis avril 2018, dans une nouvelle échelle territoriale. Les usagers de Co-libris y accèdent en s’identifiant et bénéficient par ce biais d’une offre bien plus large et plus riche.

Page d’accueil de Limédia Mosaïque

Le portail Co-libris est actuellement en refonte, avec l’objectif d’améliorer l’expérience utilisateur et de devenir un vrai site de services en ligne et d’information sur l’actualité du réseau du Grand-Nancy. Cette nouvelle version devrait être proposée au public début 2019. Le site demeure bien sûr accessible dans sa version actuelle, ressources numériques en moins.

L’organisation administrative singulière de Co-libris montre parfois ses limites, lorsque certaines décisions municipales se heurtent au principe d’harmonisation, ou que les politiques tarifaires très différentes d’une ville à l’autre développent, à la marge, des comportements opportunistes chez les usagers. Toutefois cette organisation a permis d’élargir l’offre culturelle tout en maîtrisant les coûts, et elle recueille la satisfaction du public : le bilan est positif, en attendant un éventuel transfert à l’intercommunalité qui ouvrirait d’autres perspectives.

http://www.reseau-colibris.fr

https://mosaique.limedia.fr/

 

  1. Système intégré de gestion de bibliothèque. []