Quelques années après la mise à jour du catalogue informatisé (cf. article précédent), où en est-on du chantier des collections à la Bibliothèque Stanislas ? Le signalement des collections est-il fidèle à la présence des documents sur les rayons ? Le récolement, c’est-à-dire l’inventaire, des fonds a-t-il révélé de nombreux manques ? Chaque document est-il maintenant clairement identifié par les bibliothécaires ?
À la suite du versement de 85 000 notices bibliographiques dans la base de données en 2016, ce sont environ 100 000 unités documentaires qui ont été ajoutées au catalogue. Les cotes de rangement de ces exemplaires sont associées à des codes-barres fictifs, forgés par l’entreprise en charge du versement informatique. L’opération nécessaire est alors de vérifier la présence réelle des livres sur les rayons et de leur apposer un “vrai” code-barres. Il s’agit là d’un travail de fourmi.
Une nécessaire manipulation des collections
L’équipe en charge du circuit du document et de la qualité des données bibliographiques a choisi de démarrer cette mission d’exemplarisation (identification et enregistrement informatique des exemplaires) par un espace situé sur la galerie de la salle patrimoniale. En effet, les documents qui y sont conservés sont au nombre de 2000 et ont subi peu de mouvements au fil des décennies précédentes. Cet ensemble est essentiellement composé de livres imprimés des XVIIIe et XIXe siècles. La pose de signets équipés de codes-barres dans chaque document permet alors de contrôler la justesse du catalogue et d’enrichir les notices avec les particularités d’exemplaires telles que les provenances. Cela nécessite une manipulation de chacun d’entre eux par le catalogueur. Durant les années 2017-2018, ce sont 2 500 livres qui sont passés entre ses mains.
Puis, la volonté de la collectivité a été d’accélérer cette opération en recourant à l’intervention d’une entreprise financée à 80 % par la DGD (dotation globale de décentralisation). Le prestataire retenu en 2022 a été le même que celui qui avait assuré la rétroconversion des notices. La procédure pour automatiser l’impression des signets a alors été discutée avec le chargé de projet de l’entreprise. Une rencontre a eu lieu dans les murs de la Bibliothèque et dans sa réserve distante pour évaluer la masse à traiter. À cette occasion, la cartographie précise de l’ensemble des rayonnages a dû être établie et des priorités ont été décidées dans le traitement, afin de correspondre au budget alloué.
Préparation d’un chantier de grande ampleur
L’évaluation du nombre de documents à traiter a été établie grâce à une extraction des données présentes dans le SIGB. D’après la base de données, il restait environ 125 000 exemplaires non équipés de codes-barres. La Bibliothèque a alors choisi de décider du traitement de 85 000 cotes jugées prioritaires, soit autour de 100 000 exemplaires physiques à équiper de signets. La liste obtenue a permis de repérer en amont du chantier certaines anomalies (cotes en doublon ou incomplètes, incohérences dans les exposants indiquant le nombre de volumes d’un titre, localisation impossible d’un document…). La plupart des anomalies ont été résolues avant l’intervention des équipes du prestataire, en se servant des fiches numérisées lors de la précédente opération ou encore en contrôlant les volumes sur les rayons.

Les collections prévues dans le chantier d’exemplarisation couvrent 4 siècles d’édition (du XVIIe au XXe) et présentent des formats très variés. Il a donc été décidé de fabriquer des signets en papier neutre selon 3 gabarits qui correspondront à la plupart d’entre eux. Sur chaque signet seront imprimées les informations essentielles à l’identification du document, c’est-à-dire la cote, le titre, l’auteur et le code-barres forgé selon la structure attendue.
Au travail sur la galerie
Après le retour des anomalies par l’équipe de la Bibliothèque, le prestataire peut commencer le chantier dans les murs, avec une équipe de 2 personnes. Ils s’installent au coeur des rayonnages avec un petit bureau mobile, des tablettes et des boîtiers de connexion internet, ainsi que la machine à imprimer les étiquettes à apposer sur les signets. Puis ils recherchent la cote du livre sur l’étagère, s’assurent que le livre correspond bien en comparant le titre, l’auteur et la date et glissent le signet après la première de couverture.

Les 2 000 ouvrages restant à équiper sur la galerie de la salle patrimoniale ont servi de phase de test pour éventuellement réajuster la procédure d’intervention. A l’issue du traitement de cet espace, il n’y a eu que peu de signets qui n’ont pas pu être posés. Les erreurs rencontrées ont été peu nombreuses car la préparation en interne a été faite de manière exhaustive. Une quarantaine d’anomalies ont pu être résolues avant l’intervention de l’entreprise.
Objectif atteint et suites à donner
Au final, ce sont 41 documents qui n’ont pas été trouvés en rayon mais seulement 6 manquants réels, car les autres avaient changé de cote et donc d’espace de rangement. 12 signets se sont révélés trop grands pour les documents concernés, ils ont donc été recoupés à la bonne dimension par les bibliothécaires. La mise à jour de la base de données effectuée à la fin de cette opération permet de dire aujourd’hui que le catalogue est réellement le reflet des rayons de cette galerie. Les autres espaces traités au cours de l’année 2023 contiennent bien plus de documents (45 000 dans les magasins distants, 25 000 dans les greniers de la Bibliothèque par exemple) et ont donc généré plus d’anomalies qu’il s’agit maintenant de corriger.

Malgré tout, l’automatisation de la création des exemplaires avec codes-barres réels a ses limites. Les notices bibliographiques mériteront d’être enrichies avec les mentions particulières de chaque exemplaire. Les livres contenant plusieurs parties distinctes, qu’on appelle recueils factices, devront passer entre les mains des catalogueurs car leur description précise ne peut se faire que livre en main. Enfin, le versement des données d’exemplaires n’a pas toujours permis la fusion avec les codes-barres fictifs existants, et a donc généré certains doublons dans la base. Les corrections évoquées sont donc l’objet de la suite de ce vaste chantier des collections qui va sans doute encore nécessiter quelques années de travail pour l’équipe de catalogueurs.