Alors que les dernières rencontres thématiques de l’ARSAG¹ ont eu pour thème « Le grand » : grandes collections, grands travaux de restauration, grands volumes, grandes dimensions, grands problèmes et grands défis, le département de la Conservation de la Bibliothèque Stanislas est depuis deux ans au cœur de ce type de grands chantiers de changement qui permettront de faciliter le travail de conservation et d’optimiser les espaces de stockage. Ces chantiers sont l’aboutissement de quinze années de désherbage, de tri des collections, et de classement des périodiques.
L’article qui va suivre, le premier d’une série, a pour but de revenir à la genèse de ce projet faramineux, impliquant le mouvement d’environ deux kilomètres linéaires de collections.

État des lieux de la collection de périodiques

Face à la croissance et à l’obsolescence des classements, l’équipe de la Bibliothèque Stanislas a entrepris une vaste restructuration des collections des périodiques.

Initié en 2013, c’est un véritable travail méthodique de récolement, tri et désherbage de plus de 7 000 titres répartis sur plusieurs kilomètres de rayonnages. Ce travail, alliant rigueur documentaire, logistique lourde et valorisation patrimoniale, s’inscrit dans une démarche de long terme : le tri des collections s’achève en 2024 avec une séparation des périodiques en deux fonds : le fonds général, cumulant alors 1300 mètres linéaires et le fonds lorrain, avec 700 mètres linéaires de collection².

Ces deux kilomètres linéaires sont répartis dans toute la bibliothèque Stanislas ; une partie a également été déportée dans notre magasin distant au sein de la médiathèque Manufacture. Même triés, les fonds ne sont pas tous catalogués et ils sont conservés sur quatre étages et dans deux bâtiments différents.
La dernière phase de ce projet consiste à rationaliser les espaces et les collections et finir ce chantier commencé il y a maintenant 12 ans.
Pour la première étape, il s’agit de faire un état des lieux des collections par fonds et par formats.

Un tri en deux fonds : général et lorrain

Les collections étaient dispatchées sur trois étages dans la bibliothèque Stanislas et une quatrième partie dans le magasin distant situé à la Médiathèque Manufacture.
Le tri effectué par l’équipe des périodiques se matérialise dans les rayonnages par des étiquettes de couleur placées sur les boîtes ou sur la tranche des étagères afin de signaler l’appartenance des titres à un fonds : une étiquette jaune pour le fonds général (noté FG) et une bleue pour le fonds lorrain (noté FL).

La mesure de chaque boîte ou étagère, nous permet d’obtenir une évaluation plus exacte du métrage des fonds.

Nous avons créé un premier outil, un tableur Excel, dans lequel les collections ont été répertoriées en fonction de leur localisation la plus précise possible (étage, épi, cote, etc).

Cette première étape du chantier de prise de mesure a duré environ six mois (de janvier à juillet 2023). Même s’il a été extrêmement fastidieux, ce travail de terrain était indispensable pour la réalisation du chantier de déménagement par la suite.
Ces premiers tableaux ont réellement permis d’avoir un métrage plus précis des deux fonds et leur localisation, notamment dans certains espaces où les fonds restaient mélangés. Une dernière partie des fonds restait également à identifier au début de ce chantier de rangement.
Le fonds général des périodiques reste le plus conséquent, notamment en raison du fonds Beaux-Arts que la Bibliothèque Stanislas conserve et enrichit chaque année. L’ensemble de la collection des périodiques de la Bibliothèque Stanislas avoisine les 2 kilomètres linéaires³. Elle sera alors identifiée et cataloguée dans sa quasi-totalité, en plus d’être conservée et rangée de manière optimale.

Cotes et formats

Ce premier travail de métrage a été affiné et complété en mesurant également les formats des ouvrages (in-plano, in-octavo, etc⁴).
Un système de cotation précis des périodiques est appliqué en fonction des fonds et format⁵.
Il faut noter que l’identification des périodiques du fonds lorrain a conduit les équipes à faire un vrai travail de re-cotation du fonds afin de le différencier du fonds général.
En l’état actuel, une grande partie des périodiques du fonds lorrain n’a pas encore été recotée ni physiquement, ni dans le catalogue. Ce chantier est en cours et se déroule en même temps que le chantier de rangement. C’est un élément important, car bon nombre des périodiques du fonds lorrain, s’ils sont déjà catalogués,  pendant le déménagement, ils doivent être identifiables et « trouvables » par les équipes de magasiniers, afin de continuer à les communiquer aux usagers pour la consultation.

L’identification du fonds dans nos tableaux de mesure restent donc primordiale pour comptabiliser les mesures du fonds lorrain sur les collections qui n’ont pas encore été re-cotées. Nous avons également travaillé sur une correspondance entre les anciennes cotes et anciens formats, qui seront re-cotés au fur et à mesure du chantier, mais qui doivent être pris en compte lors du métrage des collections par format.

Prenons l’exemple du fonds général, illustré par ce tableur correspondant à la cote 760, qui représente les ouvrages de moins de 25 cm de hauteur. Les cotes se suivent dans l’ordre numéraire croissant mais elles sont éparpillées entre le grand grenier (noté GG) et le magasin distant de la Manufacture (noté Manu). Afin de rassembler la collection il nous faudra donc intercaler les cotes qui se trouvent dans le grand grenier de la bibliothèque Stanislas parmi celles du magasin de la Manufacture.

Ce travail colossal n’est que la phase préparatoire de ce grand chantier. Maintenant que les collections sont identifiées et métrées, il nous faut nous pencher sur les espaces disponibles afin d’organiser la deuxième phase du projet : les mouvements et déplacements proprement dit des collections.

1. ARSAG : Association pour la Recherche Scientifique en Arts graphiques, association crée en 1972 qui a pour objectifs d’informer, assister et mettre en relation tous ceux qui s’intéressent à la recherche scientifique appliquée à la conservation du patrimoine écrit ou photographique. Consulté le 30/10/2025 à l’adresse : https://arsag.fr/pages/presentation. [↩]
2. Laurence Vincent, Laurence Barbier et Corinne Fournery (9 décembre 2021). Les périodiques : un chantier au long cours. Épitomé. Consulté le 30/10/2025 à l’adresse : https://epitome.hypotheses.org/7067 [↩]
3. 1,2 km pour le fonds général et 800 mètres pour le fonds lorrain (incluant le dépôt légal imprimeur de la région Lorraine [↩]
4. Les formats sont in-plano (45 cm et au-delà), in-folio (entre 35 cm et 45 cm), in-quarto ou in-4° (entre 25 cm et 35 cm), in-8°ou in-octavo (en dessous de 25 cm [↩]
5. Tous les périodiques sont cotés en 700 000
   La dizaine du millier permet d’identifier le format des documents
   Si le dernier chiffre des milliers finit par « 9 » il s’agit alors d’un périodique du fonds lorrain, sinon c’est un périodique du fonds général. [↩]

Dans le cadre d’un chantier d’ensemble sur les collections de la Bibliothèque Stanislas démarré en 2013, se pose la question de la restructuration des collections de périodiques. L’entreprise est motivée par la nécessité de réorganiser les magasins soumis à la fois à l’accroissement des collections et à des classements et rangements semi-topographiques devenus inopérants et obsolètes. L’équipe réfléchit alors à une rationalisation de la politique documentaire et à la conservation des périodiques sachant que le projet va s’étendre sur plusieurs années car il implique, suivant les cas, une relocalisation, un traitement et une stabilisation des collections.

État des lieux de départ

Le personnel impliqué

Supervisé par Claire Haquet, directrice de la Bibliothèque Stanislas, le projet est mené par l’ensemble de l’équipe responsable du pôle des périodiques, soit trois agents assurant l’identification et le suivi des collections.

En complément, deux magasiniers interviennent pour le dépoussiérage et le reconditionnement des collections, notamment sur les ensembles patrimoniaux que sont les journaux anciens, lorrains et du dépôt légal.

Enfin, lors du désherbage proprement dit, la présence de trois à quatre agents s’avère nécessaire soit pour les gros convoyages en station de recyclage papier, soit pour les déplacements éventuels des collections d’un site à un autre.

L’étendue des titres

L’ensemble des publications à traiter compte environ 7 100 titres – le nombre comprend des collections Bis, voire Ter d’un même titre  -, localisés en divers endroits sur près de 6 400 mètres de rayonnages. Deux kilomètres de rayonnages se situent dans un magasin extérieur au site Stanislas, le reste étant réparti dans cinq espaces différents au sein de la bibliothèque.

Les états de collection

Au démarrage du chantier, ce qui est catalogué, voire bulletiné en ligne, est constitué  essentiellement par les abonnements en cours, les publications – en cours également – reçues au titre du dépôt légal ainsi que des journaux lorrains et anciens titres rétroconvertis en 1994.
Les publications en série n’ont pas été récolées lors de la dernière grande campagne, en 1994, consacrée aux monographies.

La mise en œuvre du chantier

Une réflexion préalable en équipe permet de déterminer les critères d’aide à la décision pour conserver ou éliminer chaque titre. La méthodologie proposée s’inspire de celle utilisée à la Bibliothèque Historique de la Ville de Paris avec l’établissement d’une grille d’identification et d’analyse suivant l’ordre des cotes et comportant les critères suivants :

• Cote
• Titre
• Classement de base propre à la Bibliothèque Stanislas : FG¹, FA², FL³, DLI.⁴
• Provenance / Origine : fonds ancien (avant 1830), abonnement, don/leg (donateur privé, institution), dépôt légal imprimeur, dépôt de l’État, dépôt de l’Académie Stanislas.
• État de collection effectif : titre mort, collection arrêtée, abonnement en cours à titre gratuit ou onéreux.
• Métrage.
• Vérification de la présence du titre dans les bases de données nationales SUDOC / CCFR, plus précisément par rapport aux collections des institutions de Meurthe-et-Moselle, puis élargie à celles de la région Grand-Est (principalement les Bibliothèques Universitaires, car leur état de collection est scrupuleusement suivi dans ces catalogues nationaux).
• Existence d’une numérisation de la publication, avec accès à une consultation libre et gratuite.
• Vérification de la présence du titre dans le SIGB de l’établissement.
• Devenir : conservation, désherbage pour don ou pilon.

Le suivi de la démarche et les outils utilisés

Sont conservés :

– titres FA,
– titres DLI, exceptés les exemplaires bulletinés en double, voire en triple (Bis et Ter),
–  titres FL,
– titres imprimés en Lorraine avant l’instauration du DL régional en 1943,
– titres dont le contenu éditorial a trait à une localisation limitrophe à la région Lorraine,
– titres en don, legs d’anciens possesseurs particuliers ou institutionnels,
– titres déposés par l’Académie Stanislas, sauf les revues de sociétés savantes non limitrophes à la Lorraine, ainsi que les revues étrangères,
– titres FG peu ou pas représentés sur le territoire Grand-Est,
–  journaux et revues d’art au regard de leur importance tant qualitative que quantitative dans l’établissement depuis le XIXe siècle. Ces publications font écho aux collections de monographies d’art et d’iconographie qui constituent d’ores et déjà un pôle d’excellence au sein de la bibliothèque. À cette occasion, ces revues relatives aux Beaux-arts sont reconditionnées en boîte de conservation.

Un tableau est élaboré d’après les registres manuscrits pour chaque local où sont conservés les revues et journaux. Chaque tableau reprend les critères définis précédemment et précisant :
– le type de support au moment du récolement (volumes reliés, liasse de fascicules, fascicules rangés en boîte),
– toute information utile : nom et ville des imprimeurs lorrains, titre existant sous différentes cotes, état de collection différent des registres et inventaires manuscrits.

Nécessité d’un matériel adapté                                                                                  Ordinateur portable, prise réseau, câble réseau mobile de 15 m minimum connecté dans les magasins sont nécessaires pour la saisie directe des informations de récolement.

Le récolement effectif a lieu à raison de 3 h à 6 h par semaine avec 2 agents in situ, documents en main : le fonds auquel chaque titre appartient est alors matérialisé par une bande de couleur différente fixée au rayonnage et portant la mention FA, FL, DL, ACA ou FG, à laquelle est ajoutée l’indication « à conserver », « don » ou « pilon ».

Suivi des publications éliminées :

Des prises de contact régulières avec les institutions locales présentes dans le SUDOC permettent de concrétiser les propositions de dons (les bibliothèques de l’Université Lorraine essentiellement, soit Nancy / Metz, et les bibliothèques des écoles d’ingénieurs locales). S’ensuit alors le conditionnement et l’envoi vers l’établissement preneur. Concernant les BU nancéiennes, nous déposons les dons, leur situation géographique étant proche de notre établissement. Dans le cas de dons à la BU de Metz, nous profitons du système de convoyage interne des BU de l’Université de Lorraine, ainsi les BU Nancy effectuent elles-mêmes les envois en Moselle. Les écoles d’ingénieurs se déplacent, en général, pour récupérer les dons acceptés.

Concernant le transfert des titres appartenant à l’Académie Stanislas sortis des collections de la bibliothèque, les documents sont redirigés vers un local dédié. En 2021, le chantier est toujours en cours et on compte environ 600 titres retirés des collections pour une volumétrie et une masse de manutention très importantes (environ 6 tonnes) auxquelles il faut ajouter la procédure d’élimination des titres des divers catalogues.

Le pilon définitif représente également une manutention non négligeable : mise en cartons, déplacements, chargements des camions, et déchargements en station de recyclage papier à Toul située à 15 km de Nancy correspondent à plus de 10 tonnes pour les années 2016-2017.
Depuis, les collections destinées au pilon sont éliminées dans les conteneurs de tri sélectif in situ.

Suivi des catalogues selon la conservation ou l’élimination :

• catalogue du SIGB
  – suppressions d’exemplaires et de notices bibliographiques,
  – récupération de notices bibliographiques dans BnF lorsque la notice est absente du SIGB et ajout des états de collection,
  – ajout des liens de numérisation pour les périodes non comprises dans les états de collection de l’établissement,
  – ajout des liens de changements de titres si nécessaire,
  – nouvelle cotation pour les titres migrant d’un fonds à un autre.
• catalogue papier : si celui-ci n’est plus alimenté depuis 2000, son contenu informatif reste toutefois utile pour les titres en attente d’intégration dans la base SIGB.
• catalogue des périodique lorrains
  accessible en ligne depuis le site Co-libris pour tout changement effectué (cotation, état de collection actualisés).
• catalogue SUDOC : élimination des publications désherbées et intégration des titres peu représentés sur le territoire national.

Des chantiers dans le chantier

Les périodiques lorrains morts

Les collections conservées ont vocation à être rassemblées selon leur statut, car, sur les rayonnages, les périodiques sont mélangés au gré des abonnements ou des catalogages.

Ceci s’applique particulièrement au cas des périodiques lorrains morts dispersés dans la maison.

Le métrage de cet ensemble trouve concrètement ici son application puisqu’il s’agit alors de le déplacer dans un lieu de conservation plus adéquat, et aussi de le rassembler et de le recoter de façon à constituer une collection cohérente.  Cette opération permet de rendre visible, dans les rayons,  la vie du périodique.

Ceci implique :

– recote, catalogage, exemplarisation de chaque volume,
– dépoussiérage,
– réparations éventuelles pour les titres de presse lorraine dont la numérisation est prévue,
– reconditionnement et étiquetage.

Les réparations sur les journaux et leur reliure sont essentielles lors des campagnes de numérisation de la presse locale. Ces interventions matérielles apportent une plus-value à ce chantier de relocalisation, en plus du traitement informatique.

Les périodiques issus du Dépôt Légal Imprimeur

Ces titres font aussi l’objet d’un traitement particulier : en effet, ils sont repérés dans les différents magasins et sont déplacés dans des compactus installés en magasins distants, dans lesquels ne figure aucune collection Bis. Cela représente actuellement 227, 88 mètres de linéaires.

Le déplacement de ces collections nécessite :

– la vérification et le rassemblement des titres, la vérification de l’état de collection, et la complétude des notices bibliographiques,
– la recote, le catalogage ou la  récupération de notices bibliographiques de la BnF,
– la modification dans les différents catalogues,
– la mise à jour du SUDOC,
– le reconditionnement et l’étiquetage,
– la manutention vers ces magasins distants.

Conclusion

En 2013, le premier chantier initié visait à transformer un magasin occupé en partie par le Journal Officiel et des annuaires/almanachs lorrains en une nouvelle réserve pour les manuscrits.

De 2014 à 2015, ce sont les publications en série occupant les sous-sols de l’établissement qui ont fait l’objet d’un important travail de tri, de désinfection, dépoussiérage et reconditionnement.

En 2016 et 2017, le travail a été effectué sur les 2 km de rayonnages du magasin extérieur à l’établissement, poursuivi en 2018 par le récolement sur site des titres vivants, reçus par abonnement ou par DL.

Enfin, depuis 2019, le récolement du dernier local situé sous la charpente fait l’objet d’arrêts momentanés, liés à la pandémie en 2020, mais aussi aux aléas climatiques.
Les températures dans cet espace étant excessivement hautes en été et très basses en hiver, cela réduit le temps de travail accordé au traitement des collections, tout en justifiant le déplacement des fonds.

En cette fin 2021, le chantier se poursuit : de 7 100 titres de périodiques au départ, il reste aujourd’hui 4 400 titres.

1. fonds général [↩]
2. fonds ancien [↩]
3. fonds lorrain [↩]
4. dépôt légal imprimeur [↩]