Dans le cadre d’un chantier d’ensemble sur les collections de la Bibliothèque Stanislas démarré en 2013, se pose la question de la restructuration des collections de périodiques. L’entreprise est motivée par la nécessité de réorganiser les magasins soumis à la fois à l’accroissement des collections et à des classements et rangements semi-topographiques devenus inopérants et obsolètes. L’équipe réfléchit alors à une rationalisation de la politique documentaire et à la conservation des périodiques sachant que le projet va s’étendre sur plusieurs années car il implique, suivant les cas, une relocalisation, un traitement et une stabilisation des collections.
État des lieux de départ
Le personnel impliqué
Supervisé par Claire Haquet, directrice de la Bibliothèque Stanislas, le projet est mené par l’ensemble de l’équipe responsable du pôle des périodiques, soit trois agents assurant l’identification et le suivi des collections.
En complément, deux magasiniers interviennent pour le dépoussiérage et le reconditionnement des collections, notamment sur les ensembles patrimoniaux que sont les journaux anciens, lorrains et du dépôt légal.
Enfin, lors du désherbage proprement dit, la présence de trois à quatre agents s’avère nécessaire soit pour les gros convoyages en station de recyclage papier, soit pour les déplacements éventuels des collections d’un site à un autre.
L’étendue des titres
L’ensemble des publications à traiter compte environ 7 100 titres – le nombre comprend des collections Bis, voire Ter d’un même titre -, localisés en divers endroits sur près de 6 400 mètres de rayonnages. Deux kilomètres de rayonnages se situent dans un magasin extérieur au site Stanislas, le reste étant réparti dans cinq espaces différents au sein de la bibliothèque.
Les états de collection
Au démarrage du chantier, ce qui est catalogué, voire bulletiné en ligne, est constitué essentiellement par les abonnements en cours, les publications – en cours également – reçues au titre du dépôt légal ainsi que des journaux lorrains et anciens titres rétroconvertis en 1994.
Les publications en série n’ont pas été récolées lors de la dernière grande campagne, en 1994, consacrée aux monographies.
La mise en œuvre du chantier
Une réflexion préalable en équipe permet de déterminer les critères d’aide à la décision pour conserver ou éliminer chaque titre. La méthodologie proposée s’inspire de celle utilisée à la Bibliothèque Historique de la Ville de Paris avec l’établissement d’une grille d’identification et d’analyse suivant l’ordre des cotes et comportant les critères suivants :
- Cote
- Titre
- Classement de base propre à la Bibliothèque Stanislas : FG1, FA2, FL3, DLI.4
- Provenance / Origine : fonds ancien (avant 1830), abonnement, don/leg (donateur privé, institution), dépôt légal imprimeur, dépôt de l’État, dépôt de l’Académie Stanislas.
- État de collection effectif : titre mort, collection arrêtée, abonnement en cours à titre gratuit ou onéreux.
- Métrage.
- Vérification de la présence du titre dans les bases de données nationales SUDOC / CCFR, plus précisément par rapport aux collections des institutions de Meurthe-et-Moselle, puis élargie à celles de la région Grand-Est (principalement les Bibliothèques Universitaires, car leur état de collection est scrupuleusement suivi dans ces catalogues nationaux).
- Existence d’une numérisation de la publication, avec accès à une consultation libre et gratuite.
- Vérification de la présence du titre dans le SIGB de l’établissement.
- Devenir : conservation, désherbage pour don ou pilon.
Le suivi de la démarche et les outils utilisés
Sont conservés :
– titres FA,
– titres DLI, exceptés les exemplaires bulletinés en double, voire en triple (Bis et Ter),
– titres FL,
– titres imprimés en Lorraine avant l’instauration du DL régional en 1943,
– titres dont le contenu éditorial a trait à une localisation limitrophe à la région Lorraine,
– titres en don, legs d’anciens possesseurs particuliers ou institutionnels,
– titres déposés par l’Académie Stanislas, sauf les revues de sociétés savantes non limitrophes à la Lorraine, ainsi que les revues étrangères,
– titres FG peu ou pas représentés sur le territoire Grand-Est,
– journaux et revues d’art au regard de leur importance tant qualitative que quantitative dans l’établissement depuis le XIXe siècle. Ces publications font écho aux collections de monographies d’art et d’iconographie qui constituent d’ores et déjà un pôle d’excellence au sein de la bibliothèque. À cette occasion, ces revues relatives aux Beaux-arts sont reconditionnées en boîte de conservation.
Un tableau est élaboré d’après les registres manuscrits pour chaque local où sont conservés les revues et journaux. Chaque tableau reprend les critères définis précédemment et précisant :
– le type de support au moment du récolement (volumes reliés, liasse de fascicules, fascicules rangés en boîte),
– toute information utile : nom et ville des imprimeurs lorrains, titre existant sous différentes cotes, état de collection différent des registres et inventaires manuscrits.
Nécessité d’un matériel adapté Ordinateur portable, prise réseau, câble réseau mobile de 15 m minimum connecté dans les magasins sont nécessaires pour la saisie directe des informations de récolement.
Le récolement effectif a lieu à raison de 3 h à 6 h par semaine avec 2 agents in situ, documents en main : le fonds auquel chaque titre appartient est alors matérialisé par une bande de couleur différente fixée au rayonnage et portant la mention FA, FL, DL, ACA ou FG, à laquelle est ajoutée l’indication « à conserver », « don » ou « pilon ».
Suivi des publications éliminées :
Des prises de contact régulières avec les institutions locales présentes dans le SUDOC permettent de concrétiser les propositions de dons (les bibliothèques de l’Université Lorraine essentiellement, soit Nancy / Metz, et les bibliothèques des écoles d’ingénieurs locales). S’ensuit alors le conditionnement et l’envoi vers l’établissement preneur. Concernant les BU nancéiennes, nous déposons les dons, leur situation géographique étant proche de notre établissement. Dans le cas de dons à la BU de Metz, nous profitons du système de convoyage interne des BU de l’Université de Lorraine, ainsi les BU Nancy effectuent elles-mêmes les envois en Moselle. Les écoles d’ingénieurs se déplacent, en général, pour récupérer les dons acceptés.
Concernant le transfert des titres appartenant à l’Académie Stanislas sortis des collections de la bibliothèque, les documents sont redirigés vers un local dédié. En 2021, le chantier est toujours en cours et on compte environ 600 titres retirés des collections pour une volumétrie et une masse de manutention très importantes (environ 6 tonnes) auxquelles il faut ajouter la procédure d’élimination des titres des divers catalogues.
Le pilon définitif représente également une manutention non négligeable : mise en cartons, déplacements, chargements des camions, et déchargements en station de recyclage papier à Toul située à 15 km de Nancy correspondent à plus de 10 tonnes pour les années 2016-2017.
Depuis, les collections destinées au pilon sont éliminées dans les conteneurs de tri sélectif in situ.
Suivi des catalogues selon la conservation ou l’élimination :
- catalogue du SIGB
– suppressions d’exemplaires et de notices bibliographiques,
– récupération de notices bibliographiques dans BnF lorsque la notice est absente du SIGB et ajout des états de collection,
– ajout des liens de numérisation pour les périodes non comprises dans les états de collection de l’établissement,
– ajout des liens de changements de titres si nécessaire,
– nouvelle cotation pour les titres migrant d’un fonds à un autre. - catalogue papier : si celui-ci n’est plus alimenté depuis 2000, son contenu informatif reste toutefois utile pour les titres en attente d’intégration dans la base SIGB.
- catalogue des périodique lorrains
accessible en ligne depuis le site Co-libris pour tout changement effectué (cotation, état de collection actualisés). - catalogue SUDOC : élimination des publications désherbées et intégration des titres peu représentés sur le territoire national.
Des chantiers dans le chantier
Les périodiques lorrains morts
Les collections conservées ont vocation à être rassemblées selon leur statut, car, sur les rayonnages, les périodiques sont mélangés au gré des abonnements ou des catalogages.
Ceci s’applique particulièrement au cas des périodiques lorrains morts dispersés dans la maison.
Le métrage de cet ensemble trouve concrètement ici son application puisqu’il s’agit alors de le déplacer dans un lieu de conservation plus adéquat, et aussi de le rassembler et de le recoter de façon à constituer une collection cohérente. Cette opération permet de rendre visible, dans les rayons, la vie du périodique.
Ceci implique :
– recote, catalogage, exemplarisation de chaque volume,
– dépoussiérage,
– réparations éventuelles pour les titres de presse lorraine dont la numérisation est prévue,
– reconditionnement et étiquetage.
Les réparations sur les journaux et leur reliure sont essentielles lors des campagnes de numérisation de la presse locale. Ces interventions matérielles apportent une plus-value à ce chantier de relocalisation, en plus du traitement informatique.
Les périodiques issus du Dépôt Légal Imprimeur
Ces titres font aussi l’objet d’un traitement particulier : en effet, ils sont repérés dans les différents magasins et sont déplacés dans des compactus installés en magasins distants, dans lesquels ne figure aucune collection Bis. Cela représente actuellement 227, 88 mètres de linéaires.
Le déplacement de ces collections nécessite :
– la vérification et le rassemblement des titres, la vérification de l’état de collection, et la complétude des notices bibliographiques,
– la recote, le catalogage ou la récupération de notices bibliographiques de la BnF,
– la modification dans les différents catalogues,
– la mise à jour du SUDOC,
– le reconditionnement et l’étiquetage,
– la manutention vers ces magasins distants.
Conclusion
En 2013, le premier chantier initié visait à transformer un magasin occupé en partie par le Journal Officiel et des annuaires/almanachs lorrains en une nouvelle réserve pour les manuscrits.
De 2014 à 2015, ce sont les publications en série occupant les sous-sols de l’établissement qui ont fait l’objet d’un important travail de tri, de désinfection, dépoussiérage et reconditionnement.
En 2016 et 2017, le travail a été effectué sur les 2 km de rayonnages du magasin extérieur à l’établissement, poursuivi en 2018 par le récolement sur site des titres vivants, reçus par abonnement ou par DL.
Enfin, depuis 2019, le récolement du dernier local situé sous la charpente fait l’objet d’arrêts momentanés, liés à la pandémie en 2020, mais aussi aux aléas climatiques.
Les températures dans cet espace étant excessivement hautes en été et très basses en hiver, cela réduit le temps de travail accordé au traitement des collections, tout en justifiant le déplacement des fonds.
En cette fin 2021, le chantier se poursuit : de 7 100 titres de périodiques au départ, il reste aujourd’hui 4 400 titres.
