Dans le cadre du grand chantier entamé en 2013 dans les Bibliothèques de Nancy, les collections de la Bibliothèque Stanislas sont progressivement réorganisées afin de mieux les identifier et les conserver dans des conditions optimales. La vocation première du bibliothécaire est d’inventorier, classer et identifier les documents. Et c’est dans les registres et inventaires de la bibliothèque qu’il va trouver les informations indispensables à ses missions. 

 

Or la Bibliothèque Stanislas ne possède pas de catalogue unique qui décrirait l’ensemble de ses collections. Au cours de son histoire cette institution a vu se succéder les professionnels et autant de méthodes que d’époques se reflètent dans ses archives.

S’y côtoient :

• des registres manuscrits des 18^e et 19^e siècles,
• des inventaires thématiques établis par discipline ou par donateur,
• des registres systématiques à partir du milieu du 20^e siècle,
• ainsi qu’un catalogue sur fiches organisé par auteurs et matières.

 

Uniformiser ces précieuses sources en les rassemblant en une seule base de données fournira un instrument de travail efficace au bibliothécaire et à l’usager. Il est temps de mieux connaître et de mieux faire connaître les fonds car ils sont souvent complémentaires de ceux d’autres établissements. Mettre en ligne et croiser les données est indispensable à la recherche.

C’est pourquoi des partenariats se développent ces dernières années avec la BnF. Les projets des établissements qui visent à signaler leurs documents patrimoniaux dans un seul outil sont encouragés à l’aide de subventions et de formations. Les notices de description viennent ainsi enrichir la base Patrimoine au sein du Catalogue Collectif de France.

 

 

Au début des années 1990 la création de la Médiathèque Manufacture a conduit la Ville de Nancy à investir dans un système informatique (SIGB) pour gérer au mieux les prêts des documents mis à la disposition des lecteurs dans le nouveau bâtiment. À cette occasion le site historique de la rue Stanislas a fait le choix de rétroconvertir les notices de ses fonds patrimoniaux (collections d’État et documents lorrains recensés par Justin Favier). En 1998, les premiers ordinateurs hébergeant les postes catalogue sont installés au milieu des boiseries Art déco contenant le fichier papier.  Pendant près de deux décennies les chercheurs sont ainsi contraints de croiser les catalogues.

Avec la dynamique de la BNR s’est présentée l’opportunité d’informatiser massivement les fiches de la salle des catalogues. Ce sont ainsi plus de 85 000 documents édités entre 1800 et 2000 qui ont fait l’objet de ce traitement dit de rétroconversion.

Les étapes

Le choix de la source s’est porté sur les fiches pour plusieurs raisons : elles sont cartonnées donc peu fragiles à la manipulation ; dactylographiées, donc lisibles par une machine ; présentant peu de particularités (mentions manuscrites, alphabets non latins…), elles sont à 95 % éligibles à la reconnaissance optique de caractères. Seul le fichier Auteurs a été retenu, jugé plus exhaustif que celui des Matières.

1. Le tri des doublons fastidieux mais nécessaire : au fichier subsistait une partie des imprimés traités par l’entreprise Jouve en 1998. À ceux-ci s’ajoutaient tous les documents communiqués aux usagers ces dernières années et catalogués informatiquement par le soin des bibliothécaires. Toute l’équipe de Stanislas s’est mobilisée pour manipuler les quelques 250 000 fiches afin d’en écarter les doublons et mettre de côté les fiches posant problème.

2. L’analyse d’un échantillon représentatif : l’objectif est de déterminer la quantité et la qualité des données à traiter par le prestataire. En parallèle au travail de fourmi du tri, l’équipe dédiée au projet (4 à 6 personnes) est associée à la rédaction du cahier des charges. Pour ce faire une estimation du chantier est nécessaire afin de le budgéter au plus tôt, les demandes de subventions se faisant un an à l’avance. Le coût du projet varie en fonction de la complétude des informations fournies, leur quantité, la possibilité d’automatiser leur traitement, les exigences du client…

Les fiches ont été :

• Comparées aux bases existantes (BnF, Worldcat) pour en déterminer le taux de dérivation
• Analysées pour connaître la proportion de difficultés potentielles (langues étrangères, données illisibles, fiches déchirées, absence de cote ou de date)

• Catégorisées à l’aide de codes chiffrés rajoutés à la main par les catalogueurs afin de permettre une indexation minimale

3. Les résultats de cette analyse ont aussi permis de déterminer le pourcentage de documents publiés avant 1914 (environ 45 %). Ceux-ci constituent des collections patrimoniales qui ne seront pas soumises à désherbage ; leur rétroconversion était donc éligible au taux maximal de subvention de la BNF.

Toutes ces données sont importantes à connaître pour construire au mieux le cahier des charges et le montage financier¹. Une fois que l’appel d’offres a eu lieu, le dépouillement puis le choix du prestataire est assuré par l’équipe dédiée au projet².

La mise en place d’un outil en ligne par le prestataire a permis un travail conjoint de qualité. Les questions soulevées par le prestataire ont pu être traitées en temps réel par les catalogueurs. Tous les cas récurrents ont servi à rédiger le cahier de consignes détaillant les spécificités techniques demandées. Lorsque les retours d’erreurs et les anomalies ont semblé cernés, la dérivation des notices a pu commencer ainsi que les premières livraisons. Chaque lot de données a été contrôlé avant d’en accuser réception. La clôture du marché n’intervenant que lors du versement final dans le SIGB.

Et maintenant…

Un meuble à fiches a vu ses boiseries transformées en niches pour accueillir 2 postes catalogue. Deux tiroirs-types ont conservé leurs fiches pour témoigner des méthodes passées. L’usager a dorénavant accès aux références de l’ensemble des imprimés de la bibliothèque, le catalogue informatique étant aussi bien consultable en ligne que dans les murs.

L’équipe dédiée à ce chantier n’arrête pas là son travail. Les 85 000 notices ayant rejoint la base comportent encore quelques anomalies signalées par le prestataire : il faut traquer les imperfections. Les catalogueurs mènent l’enquête pour résoudre les fiches-mystère repérées pendant les phases de tri.

C’est le moment aussi d’entamer une vaste entreprise de récolement des imprimés (le dernier date de 1994) qui mobilise toutes les compétences des bibliothécaires et dont les objectifs sont multiples :

• Inventaire des documents présents sur les rayons et repérage des manquants, mise à jour des registres
• Signaler les besoins en matière de conservation préventive, objet d’un autre volet du chantier des collections
  
• Recensement des documents lorrains au sein des collections générales, puis rassemblement du fonds régional dans un lieu dédié (encore un volet du chantier des collections)
• Repérage de toutes les particularités d’exemplaires et notamment les provenances, enrichissement des catalogues à l’usage des chercheurs

Toutes ces opérations permettront à terme une connaissance plus fine de la richesse des fonds de la Bibliothèque Stanislas et confirmeront sa complémentarité avec les collections nationales et territoriales. Le chantier de la conversion rétrospective des catalogues va bien au-delà de la saisie informatique de notices bibliographiques : il est étroitement lié à l’ensemble des volets du chantier des collections, signale l’ouverture d’autres champs d’intervention, et participe à la transformation progressive du poste de catalogueur Unimarc en poste d’expert des données à même d’aborder la transition bibliographique quand elle se présentera aux bibliothèques municipales.

 

1. Les notices postérieures à 1914 ont été financièrement partagées par la Ville de Nancy, la BNF et la BNR du Sillon lorrain. [↩]
2. Aurexus a été retenu pour le projet de Nancy [↩]